Новый работник говорит, что потерял трудовую книжку. Надо ли оформлять новую?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый работник говорит, что потерял трудовую книжку. Надо ли оформлять новую?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.

Трудовую книжку потерял работодатель

Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.

Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.

Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.

Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:

• определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
• собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
• поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
• запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
• проверить информацию по предыдущим местам работы.

После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.

Когда наступает ответственность

Наступает ответственность за утрату трудовой книжки сразу по вынесении решения контрольно-надзорным органом или судом. По заявлению работника ГИТ проводит специальную проверку с целью выявления факта утери и выдает предписание на восстановление документа. От работника потребуется обоснование направляемого запроса в уполномоченные органы для предоставления сведений об имеющемся стаже.

По общим правилам ответственность для нанимателя при утере наступает в ряде случаев:

• работодатель выдал дубликат с нарушением сроков;
• работодатель не исполнил распоряжение инспекции;
• работодатель внес заведомо ложные сведения в дубликат.

Восстановление трудовой книжки

Распространена ситуация, когда работодатель выдает книжку сотруднику на некоторое время, и он ее теряет. Тогда компания может восстановить документ, действуя по определенному алгоритму:

• Работник должен написать заявление на получение дубликата.
• Работник собирает все данные с предыдущих мест работы: для этого необходимо обратиться к самому работодателю или, если его уже не существует, в архив.
• Работодатель выписывает дубликат ТК, на котором обязательно пишется слово «дубликат».
• По данным, собранным работником, в разделе сведения указывается общий стаж.
• По порядку делаются записи об его трудовой деятельности, в отдельной графе указывается перечень документов, на основании которых были сделаны записи.
• Снимаются копии со справок от других работодателей, а оригиналы отдаются сотруднику.

При оформлении дубликата утерянной трудовой книжки в третьей графе раздела с информацией о работе необходимо внести весь общий стаж работника (если таковой существует), который был приобретен до работы в данной организации. Трудовой стаж вносится суммарным числом без уточнений занимаемых должностей, названий организаций, в которых работал сотрудник, и без указания периода трудовой деятельности. То есть кадровику следует написать общее количество лет, месяцев и дней стажа, не ссылаясь при этом на подтверждающие документы (распоряжения, приказы о приеме/увольнении/переводе работника в предыдущих организациях).

Ниже отметки с общим числом рабочего стажа следует внести все записи из копий приказов с предыдущих рабочих мест сотрудника. Важно проверить, чтобы даты записей суммарно совпадали с общим количеством стажа. В противном случае дубликат трудовой книжки будет признан недействительным. Процесс по сбору копий приказов и распоряжений полностью возлагается на работодателя.

Насколько обязательно восстанавливать утраченную трудовую книжку

С одной стороны, в соответствии с существующими правилами, работник обязана подать заявление о восстановлении трудовой книжки в случае её утраты или порчи.

Также трудовая книжка является одним из документов, обязательных к предъявлению при устройстве на работу, за исключением случаев заключения трудового договора впервые или работы по совместительству, и за отсутствие трудовой книжки работодатель может быть подвергнут наказанию.

При этом, однако, для работника никакой ответственности за неисполнение обязанности по подаче заявления о выдаче дубликата трудовой книжки не установлено.

Более того, статья 65 Трудового кодекса РФ предусматривает, что в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

И эта новая трудовая книжка никоим образом не будет являться дубликатом старой, утерянной или поврежденной.

Таким образом, говорить о безусловной необходимости восстановления трудовой книжки не приходится, особенно с учетом того, что, если ранее трудовая книжка была необходима для подтверждения своего трудового стажа при назначении трудовой пенсии, то с 1997 года все сведения о трудовом стаже конкретного гражданина хранятся в Пенсионном фонде в рамках индивидуального (персонифицированного) учета, и трудовые книжки в виде бумажного документа при назначении пенсии свою роль утрачивают.

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

В ТК РФ основному документу каждого работника посвящена 66-я статья. А в ст. 65 подчёркнута обязательность предъявления книжки работодателю. Поэтому россиянину, который потерял трудовую книжку, понадобится поскорее восстановить её.

Нормативными актами не используется понятие восстановления. Они рассматривают процедуру, относящуюся к оформлению дубликата. Процесс регламентируют два подзаконных акта, утверждённых в связи с использованием и хранением основного документа работника:

• Правила, принятые правительственным постановлением № 225 в 2003 году, в пунктах 31, 32;
• Инструкции, утверждённые постановлением Минтруда № 69 в 2003 году, в пунктах 7.1, 7.2.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Чего не стоит делать, так это понапрасну терять время. Работнику, стаж которого не достиг трёх месяцев, просто заполняется новый бланк. Ответственность за это возлагается на работодателя. Ему понадобится заручиться соответствующим заявлением от незадачливого нового сотрудника.

В прочих случаях действует определённый порядок восстановления, точнее, выдачи дубликата. Произойти такая неприятность с документом могла по разным причинам, предусмотренными нормативными актами:

• была повреждена;
• украдена;
• утеряна;
• утрачена наряду с прочими при форс-мажорной ситуации.

В ситуациях, когда утрата документа произошла по вине работодателя, ответственность и необходимость восстановления ложатся не него. Но сотруднику все равно потребуется написать заявление о восстановлении трудовой. Заявление направляется в кадровый отдел.

Если имеется копия трудовой книжки, то ее следует приложить к заявлению. Тогда восстановить трудовую будет проще, процедура восстановления ускорится.

В дубликате трудовой книжки наниматели в основном просто указывают общий стаж работника. При этом они не прописывают прежние места работы сотрудника и ранее занимаемые им должности, что негативно сказывается на положении сотрудника, так как при устройстве на другое место и прохождении собеседования не будет учтен профессионализм кандидата.

Ответственность нанимателя

За халатное отношение к документам организации, в том числе и документам сотрудников, работодателя и исполнителя привлекают к административной ответственности, предусмотренной статьей 5.27 КоАП.

Размер штрафа за подобные правонарушения составляет:

• для организаций размер колеблется от 30 тысяч до 50 тысяч рублей. За рецидив данного правонарушения сумма штрафа увеличивается до 70 тысяч рублей,
• для физического лица и индивидуального предпринимателя – от тысячи до 5 тысяч рублей. За повторное совершение подобного правонарушения руководителя организации и ИП штрафуют на сумму от 10 до 20 тысяч рублей.

Такая же мера применяется, если наниматель заполнил трудовую книжку с серьезными ошибками: неправильно указал период работы или вписал не ту должность.

Почему может быть утеряна трудовая книжка?

Для многих очевидно, что трудовая книжка является важнейшим документом при трудоустройстве. В ней содержится трудовой стаж сотрудника, который говорит о его профессионализме. Но и помимо этого она сможет довольно много сказать о своем владельце.

Без наличия трудовой книжки практически невозможно устроиться на новую работу. Но что же может являться причиной утери трудовой книжки работодателем? Возможны несколько вариантов:

• Стандартная утеря по неосторожности;
• Утрата в результате кражи. Причем стоит учитывать, что ответственность будет нести тот человек, у которого находился документ. Так как мы рассматриваем случаи утраты руководителем, то и кража должна быть совершена непосредственно у него;
• Утеря, причиной которой являются различные катастрофы (стихийные бедствия) или же нестандартные ситуации. К таковым возможно отнести наводнения, аварии, пожары и даже некие действия третьих лиц.

Помимо вышеуказанного, работодатель может и намеренно не отдавать трудовую книжку. Подобное является уже не утерей, а умышленным сокрытием.

Утеря может считаться по вине работодателя только в том случае, если на тот момент трудовая книжка находилась непосредственно у него. Если же она была у работника, вне зависимости от обстоятельств, то виновным в утере будет сотрудник. А значит, ответственность будет нести именно он.

Ответственность работодателя за утерю трудовой

VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.

Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:

1. Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
2. Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
3. В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.

Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:

• Согласно п. 1. ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях «Нарушение трудового законодательства» на небольшую компанию (без образования юрлица) накладывается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
• Если работодатель или его уполномоченное лицо неоднократно не соблюдают трудовое законодательство, то согласно п. 2 статьи 5.27 КоАП РФ на должностное лицо небольшой компании (без образования юрлица) накладывается штраф от 10 000 до 20 000 рублей, или положена дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет. На юридическое лицо — от 50 000 до 70 000 рублей или дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет.

Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.

Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:

• если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
• работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
• наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).

Если потерял книжку сам работник?

Многие трудящиеся думают, что после потери документа можно будет просто начать все с нуля и обзавестись новым. Но не стоит забывать о том, что теряется стаж, а это гарантирует значительное уменьшение пенсии. Если, к примеру, у тридцатилетнего работника будет пустая трудовая книжка при трудоустройстве, это скажется на будущем сотрудничестве. Охотнее возьмут человека, который может показать свои документированные достижения в карьере за все время.

Это важно знать: Заявление на получение трудовой книжки по почте

При потере трудовой книжки во время первого рабочего опыта, если есть только одна запись, свидетельствующая об опыте в 3 месяца, можно завести новую, не переживая о стаже. Законодательно не обязываются работники оформлять дубликаты утерянных трудовых документов. Но в статье 65 ТК РФ указано, что при отсутствии у гражданина, который поступает на работу, книжки по причине ее потери, повреждения или другой, работодатель должен после получения письменно оформленного заявления сотрудника с обозначенными аргументированными причинами начать оформление новой документации.

Если был потерян документ, свидетельствующий более чем о 15 годах стажа с наградами, работник может подать заявление о потере руководству по месту последнего трудоустройства. Работодателем выдается для работника дубликат трудового документа не позже 15 рабочих дней с момента подачи прошения. Данный вопрос регулируется Постановлением «О трудовых книжках».

Работник должен подать заявление на имя руководства отдела кадров. В заявлении указывают прошение восстановить документ, описывают причины потери. Помимо заявления подается такая документация:

• Приказ о том, что лицо было зачислено в штат или уволено из него (при наличии);
• заверенная у нотариуса копия трудового документа (при наличии);
• при наличии старые трудовые книжки, договоры с работодателем;
• ведомости о начислении заработных плат в виде копий при наличии;
• выписка по пенсионному страхованию.

Восстановительные мероприятия

Когда ответственность за пропажу формуляра возложена на его владельца, восстановлением данных занимается сотрудник. Вот алгоритм действий, если трудовая книжка утеряна работником:

• обращение к последнему работодателю для оформления дубликата трудовой. Для этого необходимо составить письменное заявление и зафиксировать дату его подачи;
• получив заявление работодатель заводит дубликат книжки. На подготовку дубликата работодателю отводится 15 дней. Отказать в удовлетворении такой просьбы руководитель предприятия не может;
• в восстановленный документ вносится запись об общем стаже работы без детализации по работодателям. Основанием для отражения данных одним работодателем являются приказы о приеме и увольнении с предыдущих мест работы человека, трудовые соглашения.

При условии подачи заявления об утере трудовой книжки с образцами документов, подтверждающих стаж и нематериальные трудовые награды, работник может рассчитывать, что будет зафиксирован не только накопленный стаж, но и заполнен раздел о поощрениях. В ситуации, когда обращаться не к кому (например, последний работодатель был ликвидирован), необходимо сформировать запрос в одну из государственных структур:

• ПФ РФ – на подготовку справки отведено 10 дней с момента регистрации заявления;
• Госархив – именно этой организацией при утере трудовой книжки выдается точная информация о стаже;
• суд (при получении отказа в предоставлении данных от других структур).

Потеряли трудовую книжку на работе, что делать

Основным документом, который потребуется для восстановления, является заявление человека. Если работодатель потерял трудовую книжку работника, ответственность за получение новой книжки несет компания, где хранилась кадровая документация.

Основанием для начала процедуры восстановления служит заявление, оформляемое от имени сотрудника с соблюдением основных требований к документам:

1. В шапке указывают руководителя и название организации, а также ФИО заявителя.
2. В основной части пишут о причинах обращения и основаниях для восстановления утраченного документа.
3. Внизу заявитель ставит подпись и дату составления.

Если возникли сложности с самостоятельным написанием бумаги, используют бланк компании или просят помочь сотрудника отдела кадров.

Правила составления подобных обращений не предусматривают запрета печатного варианта составления заявления. Главное условие – наличие на заявлении личной подписи сотрудника и даты обращения.

Работодатель потерял трудовую книжку работника: что делать?

В этом случае необходимо подать работодателю письменное заявление о выдаче дубликата. Остальные хлопоты по восстановлению сведений закон возлагает на предприятие. Однако, в реальности здесь возможны два исхода событий:

1.Признание работодателем своей вины и его самостоятельная с содействием в новом трудоустройстве: выдачей характеристики на работника, копии трудового контракта, справки об утере трудовой книжки.

2.Сопротивление работодателя и попытка уйти от ответственности.

В первой ситуации все понятно. Если же работодатель потерял трудовую книжку, что делать в случае его недобросовестности? Выход один – обращение в суд за восстановлением документа, а также получением материальной и моральной компенсации.

Общая схема восстановления документа

Сама фраза «восстановление трудовой», по мнению юристов, не очень корректна. Восстановить ее законным способом невозможно, поскольку создается лишь дубликат. Впрочем, сейчас есть множество фирм, которые предлагают населению заполнение трудовых книжек. Но лучше сюда не обращаться, ведь подделка документов карается несколькими годами тюрьмы. Даже несмотря на то, что они лишь переносят записи, которые были до этого в книжке, законная процедура восстановления выглядит несколько по-другому.

• Необходимо обратиться к прежнему работодателю. Но что считать прежним местом работы? Если перед утратой документа работник уже успел заключить договор с новым работодателем, то именно это место и будет считаться последним. А если работник был в этот период безработным, то обращаться нужно по последнему месту службы. На имя руководителя пишется соответствующее заявление по установленной форме.
• Сбор документов. Чтобы подтвердить свой реальный стаж, работнику придется предоставить доказательства. Это должны быть только оригиналы. Сюда можно отнести:

1. приказы о назначении на должность;
2. трудовые договоры;
3. официальные ведомости на выдачу зарплаты;
4. сведения о стаже застрахованного лица из Пенсионного фонда (форма СЗВ-К);
5. выписка из страхового счета гражданина РФ из Пенсионного фонда (форма СЗИ-5).

Отметим, что стаж в дубликате книжки вписывается как суммарное количество лет, без каких-либо уточнений по поводу занимаемых раннее должностей.

Выдача дубликата. Не позднее, чем через 2 недели с момента подачи работником заявления, работодатель обязан выдать ему оформленный по всем правилам дубликат трудовой. Здесь должны содержаться сведения об общем рабочем стаже до момента поступления на службу к последнему работодателю.

Похожие записи:

• Как подготовиться к смене налогового режима с 1 января 2021 года
• Какую банковскую карту взять в Крым на отдых в 2023?
• Как лучше сдавать квартиру: с риелтором или самостоятельно?