Минимальные суточные при командировках в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Минимальные суточные при командировках в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Размер суточных при командировках в 2021 году оказывает влияние на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры компенсаций при заграничных командировках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Как отчитаться об использовании суточных в командировке

Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.

Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.

Предварительный расчет

Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.

В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.

СОВЕТ

Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.

Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.

Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

Если авиабилет приобретен через Интернет, то для целей налогообложения прибыли подтверждением трат будут являться маршрут/квитанция электронного билета и посадочный талон (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743). При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при регистрации через Интернет, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт перелета. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа на электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт воздушной перевозки иным способом, например, организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743).

Суточные в рублях и валюте

Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.

Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:

• если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;

• если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;

• если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.

Размер выплат за командировку за границу

В этом случае предельный размер, не облагаемый налогом, составляет 2500 рублей за один день.

Важно! Если для командировки за границу требуется оформление визы, оплата сборов, оформление дополнительных документов, эти расходы тоже берет на себя компания. Они засчитываются как командировочные.

Какие дни обязан оплачивать работодатель

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель оплачивает:

• Все дни, проведенные в рабочей поездке.
• Выходные, которые выпадают на период командировки.
• Государственные праздники, которые выпадают на период командировки.
• Дни, которые (пусть даже частично) были потрачены на дорогу к месту командировки.

Расчет суточных при командировке в 2023 году

Размер суточных в командировках в 2023 году может быть любым. Он фиксируется в коллективном договоре и другими внутренними документами, если иное не указано в Трудовом Кодексе. Размер суточных разный для командировок внутри и за пределами страны. Также их размер отличается для разных стран.

В Налоговом Кодексе указан максимальный размер суточных, которые не подлежат налогообложению. Он составляет:

• 700 рублей, если командировка на территории Российской Федерации;
• 2500 рублей, если командировка предусматривает пребывание заграницей.

В случае превышения указанного размера суточных с разницы удерживается НДФЛ.

Начисление суточных в командировке осуществляется:

• За все дни пребывания в командировке, в том числе за припавшие на этот период выходные и праздничные дни, а также за дни, потраченные на дорогу (включая дни задержки, если она произошла не по вине командировочного лица). Кроме того, выходные оплачиваются в двойном размере.
• За период нетрудоспособности, если она наступила во время командировки.

Командировочные за период, когда сотрудник находился заграницей, выплачиваются в валюте этой страны. Сотрудник не должен самостоятельно производить обмен валюты.

Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.

Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.

Пример расчета.

Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.

1000 × 3 = 3000 рублей.

Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:

700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.

3000 – 2100 = 900 рублей.

Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.

Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.

Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:

1. Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
2. Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
3. Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
4. Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.

Суточные в составе расходов

Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.

Налог	Учитываются в составе расходов
Налог на прибыль	· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ); · Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок)
УСН «доходы минус расходы»	Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита

Однодневная командировка и расходы

Законодательство не устанавливает минимальный срок служебной поездки, поэтому она может быть однодневной. Ее оформление производится так же, как и многодневной: выпускается приказ, ставится отметка в табеле учета рабочего времени. После окончания поездки происходят выплаты за проезд и другие оговариваемые суммы.

При однодневных рабочих поездках компенсация не положена, но любая отправка сотрудника в рабочем порядке требует определенных трат от него, поэтому оставлять командированного работника без оплаты не является хорошим решением. В данном случае выдавать компенсацию при зарубежных поездках обязательно. Она может начисляться в размере 50 % от установленной суммы в локальных документах компании. При выездах внутри РФ сумма начислений может быть установлена компанией самостоятельно по желанию руководства.

Если аванс выдан в иностранной валюте

В бухгалтерском учете валютные операции регулируются ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (утв. приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н). Операции, совершенные в иностранной валюте, отражаются в валюте платежа и в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату совершения операции (п.п. 4-6, 20 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).

Выданные организацией авансы признаются в бухгалтерском учете в оценке в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выплаты аванса. Их пересчет в связи с изменением курса после принятия к бухгалтерскому учету не производится (п.п. 9, 10 ПБУ 3/2006).

Для целей налогообложения прибыли правила схожи. Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. А выданные авансы пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ).

В бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с командировками, считается день утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006). В налоговом учете командировочные расходы также признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, и в бухгалтерском, и в налоговом учете командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

• по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса — в пределах выданной под отчет суммы;

• по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в сумме перерасхода.

Если расчеты с работником после утверждения авансового отчета не завершены, то в бухгалтерском учете образовавшаяся задолженность пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на отчетные даты и на дату погашения задолженности (п.п. 5-7 ПБУ 3/2006). В налоговом учете пересчет выполняется на последнее число каждого месяца и на дату погашения задолженности (п. 10 ст. 272 НК РФ).

В «1С:Бухгалтерии 8» пересчет валютных остатков, в том числе валютной задолженности организации перед подотчетным лицом выполняется ежемесячно при выполнении регламентной операции Переоценка валютных средств, входящей в обработку Закрытие месяца (раздел Операции). Задолженность сотрудника перед организацией в программе считается выданным авансом и не переоценивается.

Курсовые разницы, возникающие по расчетам с работником после утверждения авансового отчета, учитываются:

• в прочих доходах и прочих расходах (п.п. 11-13 ПБУ 3/2006; п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н; п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н);

• во внереализационных доходах и внереализационных расходах – для целей налогообложения прибыли (пп. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Суточные и налогообложение

Включить в расходы суточные можно в том размере, который установила компания самостоятельно. Причем для этого не требуется подтверждения суточных первичными документами, такими как чеки, квитанции и др. Для этого будет достаточно только приказа работодателя о направлении работника в командировку и авансового отчета сотрудника. Если работника направляют в загранкомандировку, то необходимо пересчитать сумму суточных в валюте страны назначения на рубли по курсу Цетробанка, установленного на дату утверждения авансового отчета.

Важно! В зависимости от размера суточных с них необходимо удержать НДФЛ. Для командировок по России суточные освобождаются от налогообложения в пределах 700 рублей, а для загранпоездок – в пределах 2500 рублей.

Суточные от НДФЛ освобождены в пределах следующих лимитов (217 НК РФ):

Страна назначения в служебной поездке	Лимит для удержания НДФЛ, рублей
Россия	700
Зарубежные страны	2 500

Если компания выплачивает суточные в большем размере, то предполагается, что у работника возникает доход, который должен облагаться налогом. В этом случае необходимо определить месяц, в котором необходимо удержать налог. За дату получения дохода признают последний день того месяца, в котором руководитель утверждает авансовый отчет. Действует такое правило с 1 января 2016 года (223 НК РФ). Удерживают НДФЛ в ближайшую даты выплаты зарплаты, а не позднее следующего за датой выдачи зарплаты дня, НДФЛ необходимо перечислить.

Общие правила перечисления средств

При расчете размера суточных в командировке по России работодатели должны учитывать некоторые важные правила. К ним относится:

• суточные выплачиваются только при условии, что поездка обусловлена производственной необходимостью, а не выступает инициативой непосредственного работника;
• по служебной поездке издается руководителем приказ, в котором перечисляются все условия и требования, предъявляемые к командировке;
• работник может запросить аванс, выдающийся на основании расходного кассового ордера;
• назначенный сотрудник, получивший средства от работодателя, должен выполнить определенные задачи, для чего формируется служебное задание;
• в течение трех дней после командировки подается работником специальный авансовый отчет, к которому прикладываются другие документы, подтверждающие понесенные траты;
• проверкой отчета занимается бухгалтер или экономист компании, после чего документ утверждается руководителем;
• размер выплаты рассчитывается с учетом даты отъезда и приезда.

Если на основании документов, поданных сотрудником, устанавливается, что он потратил меньше средств, чем ему было выдано авансом в виде суточных в командировке, то он обязан вернуть разницу в кассу фирмы.

Как поступить, если работник возвращается и уезжает в один день?

Часто возникают ситуации, при которых работник, вернувшийся из командировки, в этот же день отправляется в еще одну рабочую поездку. Эта ситуация никаким образом не нарушает требования законодательства. В нормативных актах вовсе отсутствуют указания относительно правил оформления. Поэтому работодатель может воспользоваться двумя методами:

• Составляется два комплекта документов для каждой поездки. Поэтому работодателем издается два приказа, а также формируется два удостоверения и задания. Суточные выплачиваются два раза, причем день, когда пересекается две поездки, оплачивается в двойном размере.
• Объединяется две поездки. Этот процесс используется, если заранее известно, что один работник будет отправлен сразу в две поездки. Поэтому сразу составляются документы, на основании которых продлевается первая командировка. По закону отсутствуют ограничения на длительность поездки, поэтому организация может продлевать ее неограниченное количество раз.

Выбор зависит только от решения непосредственного руководства фирмы.

Похожие записи:

• С 1 февраля 2023 года повысят пенсии инвалидам 1, 2, 3 групп и детям-инвалидам
• Как выселить арендатора, который не платит?
• Уточнены правила проезда перекрестков с круговым движением