Договор займа (беспроцентного) с сотрудником
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Договор займа (беспроцентного) с сотрудником». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В каждой компании приняты собственные правила, применяемые при кредитовании работников. Некоторые предприятия в качестве средства мотивации выдают небольшие суммы в долг работникам практически с момента их трудоустройства в компанию, другие – после прохождения испытательного срока работы.
Требования к сотруднику
В серьезных компаниях решение о выдаче работнику беспроцентного займа в соответствии с его заявлением принимается руководством организации исходя из материальных возможностей компании и с учетом характеризующих заявителя факторов в виде:
- его личностных качеств (ответственность, качество труда);
- продолжительности работы в компании;
- величины получаемого дохода (заработной платы);
- наличия действующих (непогашенных) долгов по ссудам в различных кредитных организациях;
- характеристики непосредственного руководителя работника;
- целей, для которых запрашивается ссуда.
Потенциальный заемщик входит в число сотрудников организации, в которую он обращается за кредитом, а потому практически все требуемые для рассмотрения вопроса о выдаче средств документы находятся в бухгалтерии и кадровой структуре работодателя.
При положительном рассмотрении заявки в организации готовится соответствующий приказ и уведомление (распоряжение), после чего с работником подписывается договор о займе.
Источником денежных ресурсов для выдачи займов могут служить личные деньги руководителя организации, часть резервного, уставного или других фондов, а также нераспределенная прибыль предприятия.
Заемщик-индивидуальный предприниматель
Меняется ли ситуация, если заемщиком является физическое лицо, зарегистрированное в качестве ИП? Все зависит от режима налогообложения, который использует индивидуальный предприниматель.
При применении ОСНО, УСН и ЕСХН доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах облагается НДФЛ и удерживается займодавцем, как и в случае, когда заемщиком является «обычный» гражданин. То есть никаких особенностей тут не возникает. Если ИП применяет ОСНО, то его налогооблагаемые доходы определяются в порядке, регулируемом главой 23 НК РФ. Ее нормы не содержат исключения для предпринимателей в части определения НДФЛ при возникновении материальной выгоды. Поэтому у ИП доход в виде материальной выгоды, подлежащий налогообложению НДФЛ, возникает на общих основаниях (с учетом ряда случаев, когда она освобождается от НДФЛ).
В случае применения предпринимателем УСН, Минфин несколько раз менял свое мнение по этому вопросу. Если раньше чиновники считали, что данный доход не облагается ни налогом, уплачиваемым в связи с применением «упрощенки», ни НДФЛ (письмо от 27.08.2014 № 03-11-11/42697), то позже их позиция изменилась. В письме от 07.08.2015 № 03-04-05/45762 они пояснили, что материальная выгода от экономии на процентах ИП на УСН должна облагаться НДФЛ.
Последняя позиция кажется более правильной. Ведь применение «упрощенки» индивидуальным предпринимателем не предусматривает освобождение его от обязанности по уплате НДФЛ с доходов, облагаемых по ставке 35 процентов (п.3 ст.346.11 НК РФ). Такой же порядок применяется и в отношении предпринимателя на ЕСХН (п.3 ст.346.1 НК РФ).
А вот подобного исключения в главах, регулирующих применения ЕНВД и ПСН, нет. То есть применение этих режимов освобождает от уплаты НДФЛ по любым «предпринимательским» доходам (в т.ч. и облагаемым по ставке 35 процентов). Из этого можно было бы сделать вывод: если ИП, применяющий ПСН или ЕНВД, использует беспроцентный заем в предпринимательских целях, то обязанности по обложению НДФЛ материальной выгоды от экономии на процентах не возникает.
Однако налоговики на местах могут так не считать. И суды в большинстве своем их поддерживают. Например, Арбитражный суд Волго-Вятского округа в постановлении от 08.12.2014 № Ф01-5102/2014 отметил, что обстоятельства, исключающие налогообложение данного вида материальной выгоды, приведены в статье 212 НК РФ, и их перечень является исчерпывающим. Использование заемных средств в деятельности, облагаемой ЕНВД, таковым не является. Определением Верховного Суда РФ от 16.04.2015 № 301-КГ15-2401 было отказано в передаче данного дела в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра.
Что такое займы сотрудникам
Положение о займах работникам регламентирует коллективный договор. Некоторые юрлица специально включают в текст данный пункт, чтобы мотивировать персонал на долгую плодотворную работу.
Займы бывают 2 видов: беспроцентные (сколько взял, столько и отдал) и стандартные, когда гражданин возвращает деньги с переплатой. Есть важный нюанс: закон расценивает бесплатный заем как выгоду. Значит, с полученной суммы сотрудник должен уплатить налог. Самому заниматься расчетами и отправлять декларацию в ФНС не нужно. Это входит в обязанности бухгалтерии. То же касается и займов, процент по которым ниже ключевой ставки ЦБ РФ.
ПРИМЕР:
| Алексей решил купить квартиру в ипотеку, но денег на первоначальный взнос у него не было. Мужчина обратился к руководству предприятия, на котором работал, с просьбой дать взаймы 500 тыс. рублей. Сотруднику пошли навстречу и даже одобрили беспроцентный заем. Стороны подписали соглашение, где было указано: деньги необходимо вернуть в течение 15 лет, при этом на выплаты дали отсрочку 5 лет. Если Алексей решит уволиться по собственному желанию или его сократят по уважительной причине, то он будет обязан досрочно погасить долг. Средства перевели на счет банка. Работник оформил ипотеку, сделал ремонт, переехал в квартиру с семьей и через 5 лет начал выплачивать по 4167 рублей ежемесячно. |
Чтобы беспроцентный заем от учредителя был законным и правильным, нужно составить договоренность в письменном виде. Действующее законодательство четко оговаривает необходимость оформления соглашения на бумаге. Если человек просит у фирмы деньги, чтобы потратить их на приобретение жилище, он может получить суммы, полученные из общей массы чистой прибыли. Правда, сперва необходимо уплатить налоги. Кстати говоря, в нашей стране чаще всего ссуду такого формата предлагают сотрудникам МЧС. Она является одновременно поощрительной мерой и средством поддержки. В некоторых предприятиях беспроцентно дают деньги в долг работникам, чтобы удержать их на службе как можно дольше. Это практикуется лишь в случае, когда кадр действительно ценный.
Действующее законодательство обязывает составлять письменную договоренностью. Требования нормативных актов таковы, что при формулировании договора нужно детально и понятно, не пользуясь двусмысленными формулировками, зафиксировать отсутствие процентов в пользу предприятия. Только в таком случае компания не должна будет платить налоги после предоставления человеку денег в долг.
Тесно связаны НДФЛ и беспроцентный заем сотруднику, поскольку второе автоматически влечет за собой обязанность по уплате первого. Деньги могут расходоваться на приобретение недвижимого имущества. В этом случае физлицо вправе обратиться в ФНС или в бухгалтерию предприятия, в котором оно трудоустроено, чтобы оформить имущественный вычет. 809 статья кодекса, регламентирующего гражданские отношения в пределах нашей страны, дает право предоставления работникам товарных либо денежных ссуд – на усмотрение заключающих договоренность лиц. 812 статья того же свода законов устанавливает возможность оспаривания заключенного соглашения. Это допускается лишь в случае, когда человек может предоставить доказательства того, что деньги, предусмотренные по договору, он не получил. При наличии доказывающих этот факт явлений можно говорить о потере договором действительности.
Выплата и возврат денежных средств по займу
Необходимые финансовые средства заемщик может получить одним из общепринятых способов, который заранее оговорен в договоре:
- наличными средствами на руки;
- переводом безналичных средств по указанным заемщиком реквизитам.
В каждом из этих случаев бухгалтерия организации обязана документально зафиксировать перевод средств для последующей отчетности, как по внутреннему финансированию, так и для налоговых органов.
Более важным вопросом выступает метод, которым заемщик будет возвращать полученные средства работодателю. Правда и тут нет особых сложностей. Можно осуществлять перевод денежных средств одним из трех способов:
- Внесение наличных средств в кассу предприятия.
- Удержание заемных средств из заработной платы сотрудника согласно оговоренному графику.
- Возврат средств на счета компании по указанным реквизитам наиболее удобным заемщику способом (перечисление посредством банковских операций и прочее).
Важным моментом выступает обязательное соблюдение методики возврата заемных средств. Это непременно указывается в заключенном соглашении и не может быть изменено в одностороннем порядке – только с согласия и по договоренности между работодателем и заемщиком.
Даже если сотрудник организации, взявший беспроцентный заем, по каким-либо причинам не внес оговоренные суммы по графику платежей, если договором предусматривается такой способ возврата – организация не вправе изымать финансы посредством отчисления из заработной платы сотрудника.
Налогообложение материальной выгоды
Сумма МВ является налоговой базой для НДФЛ (ст. 210 НК РФ). Налог считается по ставке 35% для резидентов и 30% для нерезидентов (п. 2–3 ст. 224 НК РФ). Таким образом, из доходов сотрудника, которые ему выплачивает работодатель ежемесячно, должны удерживаться соответствующие проценты НДФЛ от его МВ от БЗ. Сумма удержания не может быть больше 50% дохода в денежной форме, который выплачивается в этом месяце (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если сумма удержания превышает максимум, то остаток переносится на следующий месяц. Если за налоговый период НДФЛ удержать так и не получилось, работодатель должен сообщить об этом и в налоговую, и работнику, выслав им справку 2-НДФЛ. Работодатель уплачивает удержанный НДФЛ в день выплаты дохода или на следующий (п. 6 ст. 226 НК РФ), заранее уплачивать НДФЛ нельзя (п. 9 ст. 226 НК РФ).
Пример расчета НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах при беспроцентном рублевом займе от КонсультантПлюс Работодатель 5 июня 2021 г. выдал работнице Ромашкиной В.В. (налоговый резидент РФ) беспроцентный заем на сумму 130 000 руб. до 1 августа 2021 г. Всю сумму займа работница перечислила на счет организации 31 июля 2021 г. Ставка рефинансирования Банка России в течение этого периода — 7,5% (условно). Расчет НДФЛ с материальной выгоды работодатель производил следующим образом. Посмотреть пример полностью можно в К+, получив бесплатный пробный доступ.
Многие организации практикуют выдачу займов своим сотрудникам как на крупные покупки (квартира, машина и т. п.), так и на дорогостоящее лечение самого сотрудника или членов его семьи. Данные займы могут выдаваться под проценты и беспроцентно, а иногда работодатель может и простить долг. Выдача денежных средств в виде займа, как и все движения денежных средств, требует документального оформления и отражения в бухгалтерском учете, а также правильного налогообложения.
Выдача денежных средств юридическим лицом своему работнику обязательно должна оформляться договором займа, согласно п. 1 ст. 808 ГК РФ, в письменном виде. При этом, согласно ст. 807 ГК РФ, заем может быть выдан как денежными средствами (при этом только в рублях, так как в иностранной валюте займы в нашей стране имеют право выдавать только кредитные организации согласно ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»), которые заемщик обязуется вернуть в срок, оговоренный в договоре, так и другими вещами, тогда возврат осуществляется вещами такого же рода и качества.
ПОЗИЦИЯ МИНФИНА
При получении и возврате займов контрольно-кассовая техника не применяется, поскольку при этом не происходит реализации товаров, работ, услуг.
— Письмо от 21.02.2008 № 03-11-05/40.
Условия такого договора можно рассмотреть в таблице 1.
Таблица 1.
| № п/п | Обязательные пункты в договоре займа | Примечание | Законодательство |
| 1 | Вид заемного средства | Денежные средства или другие вещи | Пункт 1 ст. 807 ГК РФ |
| 2 | Предоставление займа под проценты или беспроцентно | Если заем предоставляется беспроцентно, то в договоре это должно быть обязательно отражено, в противном случае заем считается выданным под проценты. Если же в договоре не отражен размер процентов, то сумма процентов принимается равной ставке рефинансирования, действующей на день уплаты всей суммы долга или его части в том месте, где находится организация, выдавшая заем. Если заем выдается беспроцентно, то считается, что данный заем предоставляется на личные нужды заемщика и данные средства не будут использованы им в предпринимательской деятельности | Статья 809 ГК РФ, с 01.06.2015 действуют положения новой ст. 317.1 ГК РФ, согласно которой в случае, если в договоре не оговорены проценты или их отсутствие, то включаются «законные проценты», равные ставке рефинансирования |
| 3 | Срок уплаты процентов | Если в договоре не указан срок уплаты процентов, то проценты должны уплачиваться ежемесячно весь период пользования займом | Пункт 2 ст. 809 ГК РФ |
| 4 | Срок возврата займа | Если в договоре не прописан срок возврата займа или срок возврата указан как момент востребования займа заимодавцем, то заемщик обязан погасить свой долг в течение 30 календарных дней с момента получения требования о возврате займа. Также можно прописать, как происходит гашение – полностью или частично по согласованному графику | Пункт 1 ст. 810 ГК РФ |
| 5 | Возможность погашения займа досрочно | Заемщик имеет право досрочно погасить беспроцентный заем. Если заем предоставлен под проценты, то о его досрочном гашении заемщик обязан известить заимодавца | Пункт 2 ст. 810 ГК РФ |
| 6 | Срок извещения о досрочном гашении | Если договором не определен срок извещения о досрочном гашении займа, то заемщик обязан известить заимодавца о полном или частичном гашении займа не менее чем за 30 дней до дня возврата | Пункт 2 ст. 810 ГК РФ, Федеральный закон от 19.10.2011 № 284-ФЗ |
| 7 | Момент погашения займа | Оговаривается, что заем и проценты по нему считаются погашенными в момент внесения денежных средств на банковский счет или в кассу или удержания из заработной платы | Пункт 3 ст. 810 ГК РФ |
| 8 | Обязанности заемщика | Заемщик обязан вернуть заем в срок, оговоренный в договоре. При задержке возврата заемщик дополнительно уплачивает проценты. Размер этих процентов также указывается в договоре займа, но если данный момент не оговорен, то, согласно п. 1 ст. 395 ГК РФ, размер процентов определяется из расчета средних банковских ставок по процентам, действующим по вкладам физических лиц в местности, где находится организация-заимодавец. Данный размер процентов действует в период с даты, оговоренной в договоре как дата возврата, и до даты реального возврата. Также данный размер процентов не заменяет собой размер процентов, под который был предоставлен заем, а является частичной компенсацией за задержку возврата денежных средств. В случае если договором предусмотрен график гашения займа, а заемщик пропустил срок по графику гашения, то заимодавец имеет право потребовать досрочного возврата займа с процентами, если заем выдан под проценты | Статья 811 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ |
| 9 | Цель предоставления займа | Если заем предоставлен заемщику на определенные цели (целевой заем), то заимодавец имеет право контролировать использование данного займа, а заемщик обязан предоставить возможность для такого контроля. В противном случае заимодавец имеет право потребовать досрочного возврата заемных средств. Если же заем сотрудник получает с целью приобретения готового жилья или для строительства жилья, а также для приобретения земельного участка под это строительство, то данный момент обязательно необходимо отметить в договоре, так как от этого будет зависеть налогообложение материальной выгоды заемщика налогом на доходы физических лиц (далее – НДФЛ) | Статья 814 ГК РФ |
| 10 | Сумма займа | По закону ограничений для суммы займа своим сотрудникам нет. Но если сумма займа составляет 25% и более от стоимости имущества организации за последний отчетный период, отраженной в бухгалтерской отчетности, то решение о выдаче займа должен принимать не директор организации, а совет директоров, общее собрание участников общества или акционеров | |
| 11 | Способ получения займа | Получить заем сотрудник может как из кассы организации, так и перечислением на банковский счет | |
| 12 | Способ возврата займа | Гасить полученный заем сотрудник может так же, как и получал – путем внесения в кассу организации, перечислением средств на банковский счет, а также написав заявление на удержание суммы займа из заработной платы |
Как определяется материальная выгода?
НДФЛ рассчитывается только с материальной выгоды, а не с общего размера займа. Она представлена экономией на процентах, а также появляется только при погашении займа.
Для ее расчета используется следующая формула:
материальная выгода = 2/3 х ставку рефинансирования ЦБ х размер займа / 365 х число дней использования денег.
Многие фирмы выдают займы с минимальными процентами, чтобы у работников не возникала необходимость уплачивать НДФЛ. Но в этом случае выгода появляется непосредственно у компании, поэтому она вынуждена сталкиваться с налоговыми последствиями.
Не допускается, чтобы руководство компании каким-либо образом давило на работника, получившего беспроцентный заем, так как наличие договора не должно оказывать влияния на сотрудничество между наемным специалистом и фирмой.
Какие должны соблюдаться условия?
Первоначально следует определиться, может ли организация выдать беспроцентный займ сотруднику. Процедура может реализоваться при удовлетворении определенных условий:
- полученные средства или товары должны использоваться сотрудником для каких-либо целей;
- требуется вернуть деньги в указанном размере в заранее оговоренные сроки;
- если предоставляется материальный предмет, то он должен быть возвращен в прежнем состоянии;
- работодатель не может требовать от работников уплаты каких-либо процентов;
- процедура передачи денег фиксируется путем составления письменного договора и расписки;
- если выдаются деньги для конкретных целей, то не допускается направлять их на другие цели, так как это является нарушением условий соглашения.
Работодатель, чаще всего, выдаёт своему сотруднику именно беспроцентный займ. Это называется ссуда, то есть основа такой сделки — безвозмездность. О взимании процентов за пользование средствами речи не идёт.
Тем не менее, есть долг, и его нужно отдавать. Выдавались средства на определённый промежуток времени. Для удобства сторон, оплата долга происходит в день выплаты заработной платы. То есть, практически «автоматически» происходит погашение займа.
Работодатель даёт указание бухгалтерской службе в определённый день (как правило, именно день выплаты заработной платы или аванса), списывать с этого сотрудника определённую сумму. Какую именно — указано в соглашении между сторонами.
Беспроцентный заем: основные положения
Выдача беспроцентных займов сотрудникам регулируется Гражданским кодексом, а именно 1-м параграфом главы 42. Предметом займа могут быть как деньги, так и вещи. При этом между работодателем и сотрудником должен быть заключен договор в письменной форме (ст. 808 ГК РФ). В договоре необходимо прописать, что заем беспроцентный. Иначе размер процентов по умолчанию будет равен ставке рефинансирования (ст. 809 ГК РФ). Однако есть исключения. Если в соглашении сторон нет ни слова о процентах, то заем будет считаться беспроцентным, когда:
- соглашение заключено между гражданами на сумму, меньшую или равную 50 МРОТ, не для бизнес-целей;
- в заем передаются вещи.
Кроме того, в договоре необходимо определить срок возврата. Если такой даты не указано, заемщик должен быть готов вернуть долг в течение 30 дней после поступления к нему требования об этом. Также по своему желанию сотрудник может вернуть беспроцентный заем (далее — БЗ) досрочно.
Выдан беспроцентный заем: бухгалтерский учет
Рассмотрим, какие проводки по беспроцентному займу сотруднику должен сделать бухгалтер. Для расчетов по займам сотрудникам планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 31.10.200 № 94н, предусмотрен счет 73.
| Описание | Дт | Кт | Документы |
| Проводка по выдаче беспроцентного займа работнику деньгами | 73.1 | 50 (51) | Расходный кассовый ордер (платежное поручение, выписка банка) |
| Проводка по погашению денежного БЗ работником | 50 (51) | 73.1 | Приходный кассовый ордер (платежное поручение, выписка банка) |
Счет финансовых вложений в проводках по выданным беспроцентным займам сотрудникам не используется, это указано в инструкции к плану счетов по счету 58. Также необходимо обратить внимание на отражение проводок по НДФЛ, который должен быть уплачен, если работодатель не берет проценты за заем. Подробнее об НДФЛ в следующих разделах.
Выдача беспроцентного займа сотруднику: проводки
Предоставляемые работникам фирмы заемные ресурсы аккумулируются на 73 счете. Заем может носить процентный или беспроцентный характер. Когда произошла выдача беспроцентного займа, проводки составляются на основании расходной документации:
- если денежные средства переданы работнику наличностью, то подтверждением становится расходный кассовый ордер;
- при безналичном переводе одалживаемых сумм операция фиксируется в учете через банковскую выписку и платежное поручение.
Типовые корреспонденции:
- Д73.1 – К50 – отражен беспроцентный займ сотруднику, проводки свидетельствуют о проведении наличной формы расчетов.
- Д50 – К73.1 – работник погасил задолженность перед предприятием по займу, внеся деньги в кассу.
- Если проведен по безналу беспроцентный займ, бухгалтерские проводки составляются между дебетом 73.1 и кредитом 51 счета.
- Д51 – К73.1 – погашение задолженности денежным переводом от сотрудника.
Учет беспроцентного займа, проводки по его оформлению, сопряжен с возникновением у физического лица обязательств по уплате НДФЛ. Нормы налогового права относят операции по кредитованию на беспроцентной основе к группе материальных выгод заемщика. Исключение делается для случаев, когда заем брался для покупки жилья, и у физического лица есть подтвержденное право на имущественный вычет (ст. 212 НК РФ).
Чтобы беспроцентный заем сотруднику был оформлен корректно, нужно учесть цели, на трату которых предназначены деньги. Все таковые персона обязана указать в заявлении, которым просит предоставить финансы в долг. Чаще всего на практике люди просят деньги, чтобы купить жилье или машину. Можно попросить у предприятия в долг, чтобы иметь средства на лечение редкого заболевания или получение образования в высшем учебном учреждении. Можно попросить деньги на отпуск, если планируется поехать за пределы родной страны, отдохнуть на море.
Зачастую договор, в котором фиксируется беспроцентный заем сотруднику, содержит детально, как и куда персона будет тратить выделяемые ей деньги. Предприятие дает человеку в долг, не обязывая уплачивать проценты, целевой заем. Эта программа обязывает тратить все полученное строго на то, на что человек попросил изначально. Работодатель может получить официальные сведения о расходовании средств на иные цели и нужды. Подобные данные являются достаточным основанием для досрочного расторжения договоренности. В этом случае руководство предприятия вправе затребовать от персоны вернуть все то, что она должна, раньше оговоренного срока.