Расходование наличных денег из кассы: новации 2020

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расходование наличных денег из кассы: новации 2020». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно части №1 статьи №29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты подлежат хранению в течение 5 лет. Каждая организация сама выбирает порядок хранения отчетов. Чаще всего авансовые отчеты вместе с необходимыми документами прошиваются поквартально либо в хронологическом порядке.

Сроки хранения авансовых отчетов

Правила выдачи средств в подотчет были упрощены внесением поправок в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05/10/20 № 5587-У).

С 30/11/2020 вступили в силу следующие изменения:

• в заявлении на выдачу денег не обязательно указывать срок выдачи и сумму аванса. На несколько выдач денег одному или сразу нескольким работникам можно оформлять один приказ.
• ИП и организация могут сами определять срок для предоставления авансового отчета.
• деньги в подотчет могут получать даже те работники, которые не отчитались по предыдущим полученным суммам.
• с 2021 года на заработную карту работника можно перечислять подотчетные деньги. Реквизиты карты должны быть отражены в приказе директора либо в заявлении на подотчет. Чтобы налоговые органы не подумали, что перечисленные деньги являются зарплатой, платежные поручения нужно оформлять особым образом. В поле «наименование платежа» необходимо указать, для каких целей перечислены деньги. Например: оплата командировочных расходов, оплата хозяйственных нужд и т.д.

Основание для выдачи денег в подотчет

До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:

• издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
• оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.

Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.

Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ (наличными деньгами) на территории РФ юридическими лицами (за исключением ЦБ РФ и кредитных организаций) регламентирован Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Указание № 3210-У). Напомним, под кассовыми операциями понимаются операции по приему наличных денег, включая их пересчет, и по выдаче наличных денег.

Указанием ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У внесен ряд изменений в Указание № 3210-У. Эти новшества применяются с 30.11.2020.

К тому же помимо Указания № 3210-У учреждениям необходимо соблюдать Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У. Согласно этому документу организации вправе расходовать наличные денежные средства, полученные за реализованные товары (работы, услуги), исключительно на выплату:

• зарплаты сотрудникам;

• страховых возмещений по договорам страхования;

• вознаграждений за работы (услуги), а также на оплату товаров (не более 100 000 руб. по одному договору) (п. 4 Указания ЦБ РФ № 5348-У));

• подотчетных средств;

• денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

Порой предприниматели путают два слова — касса и кассовый аппарат. Определимся, что понимать под кассой.

Кассовый аппарат или ККМ (ККТ) — электронный прибор, который фиксирует оплату за товар или услугу и выдаёт кассовый чек.

Касса — все операции, проводимые с наличными средствами на предприятии. Это своего рода единый кошелёк организации, где происходит перемещение денег. В кассу средства могут поступать из разных источников. Например, руководитель снял деньги с расчётного счета и оприходовал в кассу. А в конце рабочего дня кассир снимает выручку с ККТ и сдаёт в кассу организации или ИП. Касса работает как на приход наличных средств, так и на расход. Так бухгалтер или кассир-операционист может выдать деньги под отчёт или выплатить зарплату сотрудникам.

Все организации независимо от форм собственности и режима налогообложения обязаны придерживаться правил:

• любые денежные операции оформлять приходными и расходными ордерами и вести кассовую книгу;
• следить за остатком денежных средств в кассе и сдавать свободную наличность в банк;
• соблюдать лимит расчётов между организациями, предпринимателями;
• тратить наличные деньги только на разрёшенные цели.

Лимит расчёта наличными

Когда собираетесь рассчитываться с ИП и организациями наличными, не забывайте про лимиты.

Для организаций и ИП при выполнении работ и оказании услуг лимит расчётов наличными — 100 000 рублей по одному договору. Если договор заключён в иностранной валюте, то сумма не должна превышать 100 000 рублей по курсу ЦБ РФ на дату заключения договора. Всё, что свыше этой суммы, нужно оплачивать безналичным способом. Лимит действует при расчётах между:

• двумя организациями;
• организацией и индивидуальным предпринимателем;
• двумя индивидуальными предпринимателями.

Условие соблюдения кассовой дисциплины № 7: Применение ККТ нового образца

ККТ – это устройство, которое необходимо для регистрации факта получения денежных средств от клиентов.

Требования к новому образцу ККТ:

• касса должна стоять на учете в налоговой инспекции;
• на корпусе указан заводской номер кассы;
• наличие фискального накопителя, в котором записываются все фискальные данные;
• наличие встроенных часов онлайн-режима;
• возможность проверки контрольных чисел регистрационного номера ККТ;
• печать фискальных документов;
• формирование фискальной документации в электронном виде и возможность передавать ее по требованию в соответствующие органы;
• возможность выдавать информацию о нарушении обмена данными;
• прием информации о платежах через терминалы при использовании эквайринга;
• печать QR кода на чеке;
• возможность формировать отчет о состоянии расчетов в текущий момент времени по запросу;
• возможность поиска любого документа по номеру;
• исполнение протоколов обмена информацией.

При применении ККТ нового образца отпадает необходимость заполнения следующих форм:

• форма КМ -6 (справка отчет кассира-операциониста);
• журнал кассира – операциониста по форме КМ-4;
• журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
• акт возврата денег клиентам (форма КМ-3).

Когда нарушается учет кассовых операций, ответственный сотрудник может получить штраф в сумме от четырёх до пяти тысяч рублей. Это относится к индивидуальным предпринимателям, должностным лицам предприятий. Наказание для юридических лиц гораздо строже – штраф от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Владелец бизнеса иногда по закону имеет право взять деньги из кассы для себя лично. Это возможно только в том случае, когда он является индивидуальным предпринимателем. Если речь идёт об обществе с ограниченной ответственностью, у него такого права нет. Индивидуальный предприниматель, беря деньги из кассы, обязан воспользоваться кассовым ордером с формулировкой, где фиксируется, что деньги предназначены для личных нужд.

Индивидуальный предприниматель имеет право не использовать лимит остатка кассы. Закон предоставляет такую возможность. Если раньше это ограничение было установлено, то должен быть написан внутренний приказ, в котором закреплён отказ от использования кассового лимита. Кассовая дисциплина ООО на УСН не предусматривает кассовый лимит.

1. Работник в срок не отчитался по выданным ему под отчет наличным и с неизрасходованным остатком уехал в командировку. Оттуда он позвонил с просьбой перечислить ему под отчет на зарплатную карту сумму, которой не хватает для выполнения командировочного задания. Деньги перечислили. Есть ли нарушение кассовой дисциплины?

А. Да, работник получил под отчет новую сумму, не отчитавшись по ранее выданной.

Б. Нет.

2. Работнику выдали из кассы деньги на закупку комплектующих со сроком отчета через 7 рабочих дней. А через 2 дня отправили его в срочную командировку. Нужно ли до выдачи командировочных оформить возврат в кассу неизрасходованной суммы и заново ее выдать вместе с деньгами на командировку?

А. Да, ведь нельзя выдавать под отчет новую сумму, пока за работником есть задолженность по ранее выданной.

Б. Нет, ведь срок отчета по предыдущей сумме еще не наступил.

Вопрос

Правильный
 ответ 

 Пояснение 

1

Б

Запрет на выдачу под отчет новых сумм до тех пор, пока 
работник не отчитался по ранее выданным, установлен 
Положением. А оно распространяется только 
на операции с наличными . В отношении безналичных 
перечислений под отчет такого ограничения нет. Так что 
работнику, у которого есть задолженность по наличным 
подотчетным суммам, допустимо перечислить деньги 
на карту. И наоборот: подотчетнику, у которого есть 
безналичная задолженность, можно выдать новую сумму 
из кассы 

2

Б

Новую сумму выдавать под отчет нельзя, только если 
на момент выдачи за работником есть просроченная 
задолженность . Ведь вы не вправе ни требовать 
от него досрочного отчета по ранее выданной сумме, 
ни отправить его в командировку без денег 
на командировочные расходы 

3

В

Срок утверждения авансового отчета и срок возмещения 
перерасхода директор устанавливает сам . Эти сроки 
должны быть разумными, иначе работник может потребовать
выплаты компенсации за задержку возмещения потраченных 
им личных денег 

4

А

В расчет лимита включаются наличные поступления за уже 
проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги)

5

А

Организацию и самого директора могут оштрафовать 
за неполное оприходование наличных . По объявлению 
на взнос наличными директор мог внести деньги только 
от имени организации. Получается, до этого она их 
от директора получила, а значит, на них должны быть ПКО
, РКО и соответствующие им записи в кассовой книге
. 
Если на деле деньги в кассу не поступали, то ПКО и РКО 
должен оформить и подписать директор (ведь он вправе 
сам проводить кассовые операции и оформлять кассовые 
документы ). 
Нарушения не было бы, если бы банк оформил внесение 
денег как перевод от физлица без открытия расчетного 
счета 

6

Б

В головном подразделении хранятся только листы кассовых
книг ОП, сшитые по каждому из них отдельно . Если 
в главном офисе нет кассовых операций, то и свои касса,
и кассовая книга для него не обязательны 

7

А

Единственный случай, когда организация обязана сдать 
наличные из кассы в банк, - остаток кассы превышает 
лимит 

8

А

Если организация открыла для филиала банковский счет, 
то лимит для него следует устанавливать по тем же 
правилам, что и для организаций . Новые организации
определяют лимит исходя из ожидаемой выручки 

9

А

Лимит нужно определять исходя из всего "объема 
поступлений наличных денег за проданные товары, работы 
услуги" . При этом в Положении не сказано, что это 
могут быть только поступления за собственные товары, 
работы и услуги 

10

Б

ОП не являются отдельными юридическими лицами . 
Они часть организации. А в Положении сказано, что ОП 
вправе сдавать наличные в банк (от имени организации) 
или в свою организацию 

11

Б

Лимит установлен в отношении суммы наличных, остающихся
в кассе по окончании рабочего дня после выведения 
в кассовой книге остатка . На конец 5-го рабочего 
дня превышение лимита на необходимую для выдачи 
зарплаты сумму еще допустимо, а на конец 6-го - уже нет

12

В

В Положении под руководителем понимается не только 
директор (ИП) как таковой, но и любое уполномоченное 
им лицо . Поэтому указание на то, что заявления 
на выдачу денег под отчет должны быть заверены 
директором (ИП) , равносильно тому, что это может 
сделать любой уполномоченный на это директором (ИП) 
человек 

13

А

В Положении не сказано, что если операций не было, 
то остаток можно не выводить, а лист не распечатывать. 
Однако штрафа за такое нарушение нет, так как все 
наличные все равно оприходованы 

14

Б

Размер суточных фиксирован, их сумма зависит только 
от количества дней поездки . Если работник 
задержится в командировке или вернется раньше, 
то для перерасчета суточных бухгалтерии достаточно 
командировочного удостоверения

15

Б

ПКО составляют при получении денег в кассу 
от конкретного лица , а РКО - при выдаче 
конкретному лицу . При обнаружении излишка деньги 
уже в кассе и получения их не происходит. 
При обнаружении недостачи денег в кассе уже нет, 
соответственно, нет и их выдачи. В этом случае 
оформляют не ПКО и РКО, а акт инвентаризации наличных 

16

Б

Хотя Положение и требует составлять на всю полученную 
с применением ККТ выручку один общий ПКО на основании 
сменного Z-отчета , нарушение этого требования 
не влечет никакой ответственности. Ведь вся выручка 
все равно оприходована. Главное, чтобы составляемый 
на основе Z-отчета ПКО не включал в себя те суммы, 
на которые были выписаны отдельные приходные ордера 

Как получить деньги от бизнеса? Оформление кассовых операций

Бизнес идет, доходы растут, появляются свободные денежные средства, которые коммерсант может потратить на себя. Как это сделать? Для некоторых учредителей ООО является неожиданностью, что они не могут в любой момент получить на свои нужды деньги из кассы или снять их с наличного счета. А вот индивидуальные предприниматели – могут. Но обо всем по порядку.

Сначала – о правовом статусе имущества юридического лица. Уставный капитал в виде денежных средств или другого имущества не принадлежит учредителю ООО. Все, что было внесено при регистрации фирмы и все, что было заработано в процессе ее предпринимательской деятельности, является собственностью юридического лица. Учредитель, работающий в собственной фирме, может получать в ней зарплату на правах обычного работника, если с ним заключен трудовой договор. Даже если это единственный учредитель (участник), который сам руководит организацией, он не может по своему усмотрению распоряжаться деньгами своего ООО. К слову, возможность заключения трудового договора с единственным учредителем – руководителем до сих пор остается спорной, и вы можете узнать о последнем мнении Минфина на эту тему в этой статье.

Еще одна возможность (и единственная, если учредитель не работает в своей организации) получить деньги от бизнеса – это направление полученной прибыли на дивиденды. Вопросы налогообложения заработной платы и дивидендов учредителя ООО мы рассмотрели в примере статьи ИП или ООО — что регистрировать? Но нас в данном случае интересует не вопрос налогов, а то, может ли учредитель взять на свои нужды наличные деньги из кассы или снять их с расчетного счета? Нет, не может, поэтому и вопрос оформления таких кассовых операций даже не стоит.

Теперь – про ИП. С одной стороны, индивидуальный предприниматель несет ответственность по своим обязательствам всем своим имуществом, кроме того, которое нельзя взыскать. Но с другой стороны, все имущество и деньги ИП, в том числе полученные от предпринимательской деятельности, являются его собственностью, которой он может распоряжаться как угодно (если только нет задолженности по налогам и взносам).

Зарплату ИП от самого себя не получает, но зато может в любой момент взять наличные деньги из кассы или с расчетного счета. Право на это дает Указание № 3073-У. Если деньги будут переведены на платежную карту физического лица, то такой перевод не является кассовой операцией и не оформляется кассовыми документами. Суммы, которые ИП может тратить из кассы или с расчетного счета на свои личные нужды, не ограничены, но нельзя допускать задолженностей по налогам и страховым взносам. Если индивидуальный предприниматель отказался от ведения кассовых документов и издал об этом приказ (см. раздел Упрощенный порядок кассовой дисциплины), то получение наличных денег ничем не оформляется. Если же кассовые документы продолжают вестись, то в основании выплат денег в расходном кассовом ордере надо указать: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Учет денег в кассе и правила ведения кассовых операций

Любые доходы организации принадлежат непосредственно организации. Поэтому оплата личных нужд учредителей, даже если он всего один, из кассы предприятия производиться не может.

Это не распространяется на ИП, которые могут использовать деньги как из кассы, так и с расчетного счета в любых количествах при условии отсутствия задолженностей по уплате страховых и налоговых взносов.

В случае отсутствия у индивидуального предпринимателя приказа об отмене ведения кассовых документов, для получения наличности из кассы, должен быть обязательно оформлен расходный ордер, содержащий следующую формулировку: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Исполнять требования, связанные с соблюдением кассовой дисциплины, обязан весь персонал, в функции которого входит проведение операций по кассе.

Контроль за работой бухгалтерской службы, частью которой является операционная касса, осуществляет главный бухгалтер.

Руководитель (ИП) отвечает за ведение хозяйственной деятельности в целом.

Проведение проверок кассовой дисциплины находится в компетенции налоговых инспекций.

При проверке инспекторы обращают пристальное внимание на следующие документы:

• все бланки, оформляемые по кассовым операциям;
• приказ об утверждении кассового лимита;
• бухгалтерские регистры;
• авансовые отчеты;
• книги (журналы) по учету БСО.

За применением онлайн-касс налоговые органы осуществляют контроль следующим образом:

1. Проводят мониторинг и анализ данных (в том числе с помощью автоматизированных систем) с целью контроля учета выручки (резкое снижение уровня выручки у налогоплательщика – повод для пристального внимания проверяющих органов);
2. Проводят проверки использования ККТ, а также удаленные проверки операторов фискальных данных;
3. Проверяют выдачу покупателям чеков ККТ (БСО), в том числе и путем проведения контрольной покупки;
4. Запрашивают дополнительные сведения у налогоплательщика, в том числе через личный кабинет ККТ;
5. Получают полный доступ к фискальным данным в базе оператора ОФД;
6. Получают полный доступ к ККТ налогоплательщика для снятия информации с фискального накопителя.

Также инспекторы имеют право требовать любые документы, относящиеся к объекту проверки.

В результате проверки могут быть обнаружены следующие факты:

• превышение предельного размера расчетов наличными и кассового лимита;
• отражение поступившей выручки в неполном объеме;
• невыдача клиентам БСО и чеков ККМ;
• применение ККТ, не отвечающей установленным требованиям;
• несоответствие фактических остатков наличности в кассе суммам, заявленным в документах;
• необоснованно длительные сроки выдачи финансовых средств под отчет и пр.

Если в результате проведенной проверки инспекторы выявят нарушения, могут быть предъявлены штрафы согласно следующим статьям административного законодательства:

Следует отметить, что привлечь к административной ответственности налогоплательщика возможно в течение двух месяцев с момента совершения нарушения.

Учет денег в кассе и правила ведения кассовых операций

Любые доходы организации принадлежат непосредственно организации. Поэтому оплата личных нужд учредителей, даже если он всего один, из кассы предприятия производиться не может.

Это не распространяется на ИП, которые могут использовать деньги как из кассы, так и с расчетного счета в любых количествах при условии отсутствия задолженностей по уплате страховых и налоговых взносов.

В случае отсутствия у индивидуального предпринимателя приказа об отмене ведения кассовых документов, для получения наличности из кассы, должен быть обязательно оформлен расходный ордер, содержащий следующую формулировку: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Исполнять требования, связанные с соблюдением кассовой дисциплины, обязан весь персонал, в функции которого входит проведение операций по кассе.

Контроль за работой бухгалтерской службы, частью которой является операционная касса, осуществляет главный бухгалтер.

Руководитель (ИП) отвечает за ведение хозяйственной деятельности в целом.

Проведение проверок кассовой дисциплины находится в компетенции налоговых инспекций.

При проверке инспекторы обращают пристальное внимание на следующие документы:

• все бланки, оформляемые по кассовым операциям;
• приказ об утверждении кассового лимита;
• бухгалтерские регистры;
• авансовые отчеты;
• книги (журналы) по учету БСО.

За применением онлайн-касс налоговые органы осуществляют контроль следующим образом:

1. Проводят мониторинг и анализ данных (в том числе с помощью автоматизированных систем) с целью контроля учета выручки (резкое снижение уровня выручки у налогоплательщика – повод для пристального внимания проверяющих органов);
2. Проводят проверки использования ККТ, а также удаленные проверки операторов фискальных данных;
3. Проверяют выдачу покупателям чеков ККТ (БСО), в том числе и путем проведения контрольной покупки;
4. Запрашивают дополнительные сведения у налогоплательщика, в том числе через личный кабинет ККТ;
5. Получают полный доступ к фискальным данным в базе оператора ОФД;
6. Получают полный доступ к ККТ налогоплательщика для снятия информации с фискального накопителя.

Также инспекторы имеют право требовать любые документы, относящиеся к объекту проверки.

В результате проверки могут быть обнаружены следующие факты:

• превышение предельного размера расчетов наличными и кассового лимита;
• отражение поступившей выручки в неполном объеме;
• невыдача клиентам БСО и чеков ККМ;
• применение ККТ, не отвечающей установленным требованиям;
• несоответствие фактических остатков наличности в кассе суммам, заявленным в документах;
• необоснованно длительные сроки выдачи финансовых средств под отчет и пр.

Если в результате проведенной проверки инспекторы выявят нарушения, могут быть предъявлены штрафы согласно следующим статьям административного законодательства:

Следует отметить, что привлечь к административной ответственности налогоплательщика возможно в течение двух месяцев с момента совершения нарушения.

И при однократном нарушении кассовой дисциплины субъект может избежать штрафов. Но такой факт неизбежно привлечет внимание налоговых органов и при обнаружении дополнительных недочетов в работе субъекта может спровоцировать проведение выездной проверки.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Оформляем инструкцию для подотчетников

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 апреля 2016 г.

Н.А. Мацепуро, юрист Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти:

Бухгалтер, как никто, знает, что в первичных документах, подтверждающих расходы организации, должен быть полный порядок. Поэтому важно, чтобы подотчетные лица, купившие для организации какие-либо товары (работы, услуги), принесли в бухгалтерию правильно оформленную первичку. Для этого подотчетникам нужно объяснить, как проверить бумаги еще при их получении. Удобнее всего — снабдить таких сотрудников специальной инструкцией, в которой будут указаны не только требования к первичным документам, но и порядок получения денег в кассе или на карту, сроки отчета по ним и иная полезная для подотчетников информация. Такая инструкция — это локальный нормативный акт. Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.

Приведем образец такой инструкции. Вам останется лишь адаптировать ее под себя.

Представление авансового отчета

По полученным под отчет деньгам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной организацией (это может быть и унифицированная форма № АО-1).

Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим дням№ 3210-У. А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет. Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым. Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).

3. Порядок отчета по подотчетным суммам.

3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).

3.2. Авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней:
— по средствам, выданным на командировку, — со дня возвращения из нее;
— по средствам, полученным на иные нужды из кассы либо на карту, — после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;
— по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7 — со дня покупки.
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу.

3.3. Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен вернуть на следующий рабочий день после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на законных основаниях — в день выхода на работу.

3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.

3.5. В подтверждение приема авансового отчета работнику выдается расписка (отрезная часть отчета).

3.6. Если авансовый отчет представляется по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7, то работник одновременно подает заявление (см. Приложение № 5) на имя руководителя с просьбой утвердить авансовый отчет и возместить перерасход в соответствующей сумме.

В тексте заявления о возмещении перерасхода, когда работник тратил личные деньги, можно указать, например: «Прошу утвердить прилагаемый авансовый отчет от 28.03.2016 № 12 и возместить перерасход в сумме 1560 руб., истраченной на покупку канцелярских товаров».

Неиспользованные подотчетные средства, возвращенные в кассу, не обязательно сдавать на расчетный счет. Поэтому их можно снова выдать под отчет либо направить на иные нужды (кроме тех, для которых требуется специально снимать деньги со счета, например на оплату аренды недвижимости и т. п.).

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

С 1 июля 2019 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Похожие записи:

• Как рассчитать среднедушевой доход семьи?
• Год педагога и наставника: каким он будет для учителей
• Меры социальной поддержки и льготы в Кирове и Кировской области в 2023 году