Бухгалтерские проводки по учету результатов инвентаризации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бухгалтерские проводки по учету результатов инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.
При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.
Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схему
Дт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.
По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.
Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.
Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы:
Дт 91/2 Кт 94.
Выявление недостачи при инвентаризации
Чаще всего учет и подсчет товаров производятся в ночное время или выходные дни. Таким образом торговые предприятия повышают экономическую эффективность работы и не останавливают реализацию товаров. В результате компания исключает возможность потери доходов и не создает проблем для покупателей.
Выявить недостачу по итогам инвентаризации склада можно выполнив пересчет единиц имеющейся номенклатуры или позиций, прошедших регистрацию в товарной базе магазина. Затем нужно сопоставить количество наличной продукции с цифрами, указанными в последних отчетах. Расхождение может быть, как в большую сторону – в этом случае говорят об излишках, так и в меньшую – в этом случае речь идет о недостаче. После проведения инвентаризации необходимо документально оформить результаты, составив акты с полной описью каждой торговой позиции.
При инвентаризации выявлена недостача: как поступить?
Обнаружение расхождений в ходе проверки требует составления специальной ведомости. В документ вносятся полученные результаты инвентаризации: размеры недостачи, естественная убыль, показатели допустимой недостачи, рыночная и балансовая стоимость продукции и разница между базовыми показателями. Документ заверяется членами инвентаризационной комиссии.
Базовыми документами для оформления недостачи считаются унифицированные формы:
- ИНВ-6 или акт для инвентаризации продукции, находящейся в пути;
- ИНВ-5 или перечень уже принятой и хранящейся на складе продукции или выставленной в торговом зале;
- ИНВ-19 или сличительная ведомость для учета материальных ценностей.
Итогом проведенной инвентаризации становится принятие администрацией магазина правомерных решений в отношении дальнейших действий. К самым распространенным относятся:
- штрафные санкции по отношению к виновным лицам;
- фиксирование недостачи в порядке нормы естественной убыли;
- проведение контрольных бухгалтерских проверок.
Недостача, к сожалению, самый частый итог инвентаризации, особенно в торговых фирмах и на складах. Это связано с различными факторами:
- небрежным хранением;
- воровством со стороны сотрудников или клиентов;
- естественной убылью (так называемая «усушка», «утруска» и т. д.);
- другими факторами.
Безболезненно списать разрешено только недостачу в пределах норм естественной убыли. Такие нормативы устанавливаются по каждому виду продукции, материалов и сырья и официально закрепляются в учетной политике. Вся остальная недостача списывается на виновных лиц, и только в случае, если их не удалось установить, ее списывают. Пошаговый алгоритм учета выявленной недостачи бухгалтером.
Шаг 1. Для начала необходимо отнести стоимость всех недостающих активов на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с помощью проводок:
- Дт 94 Кт 10 (07, 08, 41, 43) — недостача материалов (оборудования, вложений во внеоборотные активы, товаров);
- Дт 94 Кт 50 — недостача денег в кассе.
При недостаче основных средств или нематериальных активов проводок придется делать несколько, поскольку приходится учитывать не только остаточную стоимость, но и начисленную за период их эксплуатации амортизацию. Выглядеть они будут так:
- Дт 02 Кт 01 — амортизация по недостающим основным средствам;
- Дт 05 Кт 04 — амортизация недостающих нематериальных активов;
- Дт 94 Кт 01 (04) — остаточная стоимость недостающих основных средств или нематериальных активов.
Пересортица: проводки
Иногда бывает, что в ходе проверки были выявлены как излишки, так и недостающие товары или материалы. Это пересорт, но только в том случае, если материальные ценности одного вида или они находились на ответственном хранении у одного лица. В этом случае разрешается провести так называемый перезачет в бухучете. То есть перекрыть недостачу за счет излишков. Для этого существуют разные проводки.
Пример 1. Стоимость недостающих ценностей оказалась выше стоимости неучтенных ценностей, оказавшихся в излишке. Например, при ревизии склада обнаружено 100 кг риса вместо 150 кг и 200 кг пшена вместо 175 кг. Рис дороже пшена и по весу его недостаток больше, чем излишек пшена. Бухгалтер сделал по итогам инвентаризации такие проводки:
- Дт 94 Кт 41 субсчет «Рис» — стоимость недостающих 50 кг риса;
- Дт 41 субсчет «Пшено» Кт 94 — стоимость лишних 25 кг пшена;
- Дт 41 субсчет «Рис» Кт 41 субсчет «Пшено» — стоимость зачета (разница между стоимостью оприходованного пшена и недостающего риса);
- Дт 94 Кт 41 — списана сумма превышения недостачи над излишками.
В рассматриваемой ситуации виновником недостачи, которая появилась в результате зачета, оказался кладовщик. Была сделана такая проводка на сумму, которую с него надлежит взыскать:
Дт 73 Кт 94.
Если взыскать убыток не получится или суд признает кладовщика невиновным, бухгалтер спишет сумму разницы на издержки обращения и производства.
Пример 2. Рассмотрим ту же ситуацию, но поменяем рис и пшено местами, в результате чего у нас окажется, что сумма товара, который следует оприходовать, больше той, которой не хватает на складе. Проводки по результатам инвентаризации будут выглядеть так:
- Дт 41 субсчет «Пшено» Кт 41 субсчет «Рис» — стоимость зачета;
- Дт 41 субсчет «Рис» Кт 94 — стоимость лишних 50 кг риса;
- Дт 94 Кт 41 субсчет «Пшено» — стоимость недостающих 25 кг пшена;
- Дт 41 Кт 91-1 — остаток излишков риса.
Как списать недостачу за счет чистой прибыли
Чистая прибыль — это конечный финансовый результат деятельности компании за отчетный период. Ее показатель формируется на счете 99 «Прибыль и убытки» и заключительными оборотами в конце года списывается в кредит счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) «. Нераспределенная прибыль может использоваться для покрытия убытков (например, при обнаружении недостачи). Однако принять решение о такой форме использования прибыли могут только собственники компании.
О том, куда можно направить чистую прибыль компании, рассказывает эта публикация.
Если собственники примут такое решение, проводки при списании недостачи за счет чистой прибыли не будут затрагивать счета 99 и 84. Операция по списанию недостачи в бухгалтерском учете будет отражаться корреспонденцией счетов Дт 91.2 Кт 94. Такое списание недостачи приводит к появлению расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом, так как при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль эта сумма участвовать не будет. В результате на счетах бухучета необходимо отразить постоянное налоговое обязательство.
О видах расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом узнайте из этого материала.
Бухгалтерские проводки по учету недостачи
- 94Д 10К (41, 43) – операция (выявление недостачи);
- 20, 23, 25, 26, 29, 44Д; 94К – операция (списание недостачи (потери от порчи) в пределах утвержденных норм естественной убыли);
- 73Д — 2 К94 – операция (списание недостачи на виновных лиц по остаточной стоимости);
- 73Д – 2 К98-4 – операция (отражение разницы между остаточной и рыночной стоимостью, подлежащей взысканию с виновных лиц);
- 91Д — 2 К68 – операция (НДС восстановление, ранее предъявленный к вычету, по недостачам (потерям) сверх норм естественной убыли);
- 50, 70Д — К73-2 – операция (погашение виновным лицом задолженности по недостачам);
- 98 — 4Д К91-1 – операция (фиксация разницы между остаточной и рыночной стоимостью в составе доходов текущего периода по мере погашения задолженности виновными лицами).
Детально счета расписаны в таблице:
| Счетная корреспонденция | Название операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 44 | 94 | Списание стоимости товаров, которых не хватает |
| 73, 76 | 94 | Списание потери выше нормы естественной убыли |
| 91 – 2 | 94 | Соответствующую запись делают в случае отсутствия виновных или отрицания судом взыскать компенсацию |
Понятие «недостачи» страшит всех бухгалтеров предприятий. Это неудивительно, поскольку это явление свидетельствует о том, что кто-то будет привлечен к ответственности и претерпит негативные последствия. По факту проведения инвентаризации выявляются даже самые незначительные нехватки ТМЦ.
Недостачей является фактическое нахождение на балансе юридического лица меньшего количества товарно-материальных ценностей, чем установлено первоначально при бухгалтерском учете.
Значительным условием становится также выявление их реальной стоимости для того, чтобы человек, с которого впоследствии будут взысканы денежные средства за недостачу товара, мог знать основания списания конкретной суммы.
Ситуация недостатка ТМЦ в магазинах необычна тем, что с виновного гражданина удержат стоимость, которая отображена как розничная на продажу. Происходит так, потому что именно эта цена представляет собой убыток торгового предприятия.
Запомните! Если произошла недостача нескольких товаров, то сумма списывается исходя из их количества. Именно это становится реальным убытком магазина, так как непроданные вещи являются неполученной выгодой. По этой причине цена товара при закупке не учитывается.
Не во всех случаях рассчитывается лишь цена ТМЦ, исчезнувших из предприятия. Если же товар пришел в негодность и больше не может быть использован, то его невозможно использовать для извлечения прибыли. Так, стоимость вещи будет учитываться как недостача.
При продаже вещи по меньшей цене из-за ее порчи к недостаче будет отнесена стоимостная разница планируемой цены для реализации вещи и проданной суммы.
Посмотрите видео. Недостача на работе: платить или не платить?
Причины возникновения
К случаям недостачи относятся не только нечестное осуществление сотрудником своих должностных функций и его действия, противоречащие закону. В некоторых ситуациях это явление обусловлено другими факторами.
В число таких входят, к примеру:
- кража товарно-материальных ценностей сотрудником, который пренебрегал добросовестным положением на своей должности;
- воздействие на ТМЦ чрезвычайных происшествий (пожар, наводнение могут повлечь порчу имущества);
- непредвиденные случаи на предприятии. Средства производства могут быть испорчены при взвешивании, перемещении на складе. В некоторых пределах такие ситуации относятся к норме;
- неточная сортировка. Например, в магазине находятся несколько похожих на вид сортов картофеля. При продаже продавец учел более дешевый вид картофеля, что стало причиной недостачи денежных средств.
Профицит имущества при проведении проверки возможен в ограниченном диапазоне, однако, хотя такое и возможно, это все равно не должно происходить часто.
Для того чтобы оформить недостачу, нужно выявить ее основание, так как по всем типам нехватки ТМЦ происходит конкретная процедура.
Виновные лица установлены: как списать выявленную при инвентаризации недостачу
Регулярный контроль наличия и состояния имущества, проводимый посредством проведения инвентаризации, помогает руководству компании:
- своевременно выявлять недостачу и порчу имущества;
- разбираться с виновниками;
- принимать меры по взысканию недостач с виновных лиц;
- списывать испорченные и отсутствующие материальные ценности со счетов бухгалтерского учета и формировать достоверную информацию в отчетности об имуществе компании;
- принимать меры по усилению контроля за сохранностью активов, повышению уровня ответственности материально ответственных лиц и т. д.
О нюансах проведения инвентаризации рассказывают статьи:
- «Инвентаризация материально-производственных запасов: порядок и нюансы»;
- «Порядок проведения инвентаризации основных средств»;
- «Порядок проведения инвентаризации БСО (нюансы)».
Чтобы разобраться с проводками по списанию недостачи при инвентаризации, воспользуемся условиями примера.
После проведения инвентаризации на складе № 3 (материально ответственное лицо — кладовщик Завьялов Н. Г.) была выявлена недостача ТМЦ в сумме 8 630 руб.:
| Наименование | Количество | Цена, руб. | Стоимость, руб. |
| Цемент ПЦ-500 | 5 мешков | 290,00 | 1 450,00 |
| Совковая лопата с деревянным черенком (рельсовая сталь) | 4 штуки | 525,00 | 2 100,00 |
| Домкрат реечный | 1 штука | 5 080,00 | 5 080,00 |
| Итого на сумму: | 8 630,00 |
Кладовщик Завьялов Н. Г. согласился добровольно возместить недостачу.
Проводки по инвентаризации
Хотя бы один раз в год каждая организация, независимо от формы собственности и правового статуса, должна проводить инвентаризацию. Ее итоги бухгалтер обязательно должен отразить в учете. Как это сделать правильно и какие проводки по инвентаризации обычно используются, расскажет эта статья.
Обязательное проведение полной инвентаризации всех активов компании предусмотрено Федеральным законом от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете».
Проводить ее нужно, как минимум, один раз в год, обычно в последний месяц перед подведением итогов и составлением годовой отчетности.
Порядок проведения инвентаризации должен быть прописан в учетной политике организации, а ее главной целью является выявление фактического наличия и качественного состояния всех активов организации:
- основных средств;
- материалов и сырья;
- товаров на складах и на реализации;
- прочих материальных и нематериальных ценностей;
- расчетов с контрагентами;
- документации;
- денежных средств и ценных бумаг.
После проведения инвентаризации необходимо уточнить данные бухгалтерского учета, а также привести их в соответствие с фактическим положением дел. Ведь процесс инвентаризации как раз и заключается в сличении учетных данных с реальным наличием ценностей и остатков. Рассмотрим учет результатов инвентаризации и используемые в разных ситуациях проводки подробнее.
Излишки — это хорошо или плохо?
Основная цель инвентаризации — сравнение фактического наличия ее объектов с учетными данными. Отклонения могут быть как в сторону уменьшения (недостача), так и в сторону увеличения (излишки).
С недостачей все понятно — ее наличие однозначно является отрицательным сигналом.
С излишками сложнее. Казалось бы, обнаружен дополнительный актив, это плюс для компании, нужно радоваться. На самом деле это не так. Отклонение фактических данных от учетных в любую сторону говорит о недостатках организации работы с материальными ценностями.
Излишки могут появиться, например, если ТМЦ были неверно оприходованы либо списаны в производство или покупателю фактически отгрузили меньше товара, чем провели по документам. В любом случае речь идет об ошибках в организации учета или логистики.
То есть с точки зрения оценки функционирования бизнес-процессов наличие излишков ничем не лучше выявления недостачи.
Но если уж они выявлены — следует отразить этот факт в учете и тем самым повысить его достоверность (для этого, собственно, и нужна инвентаризация).
Как организовать учет выявленных при инвентаризации излишков имущества, рассмотрим в следующих разделах.
Случаи убыли ТМЦ, при которых не применяются нормы
Ряд потерь не может быть признано в составе нормы естественной убыли. Не учитываются:
- Технологические потери. Убыль возникает в процессе производства продукции, обусловленной особенностями технологического процесса (см. → учет технологических потерь производства).
- Брак – утрата потребительских свойств;
- Потери при нарушении условий хранения или транспортировки. Возникают при несоответствии условий стандартам, техническим или технологическим требованиям, правилам эксплуатации;
- Убыль в связи с низкой защитой продукции – отсутствие надежной тары и других средств защиты, потеря или порча упаковки;
- Потери в связи с ремонтом. Убыль обусловлена ремонтом оборудования, используемого при транспортировке и хранении товара.
Нормирование потерь при транспортировке товара
Убыль товарной массы в результате доставки определяется сличением показателей поставщика и покупателя в момент приемки. При выявлении расхождений данных по результатам приемки составляется акт. В документе указываются несоответствие фактических физических или качественных показателей, указанных в договоре или накладной на поставку. При составлении акта:
- Данные оцениваются и фиксируются однократно созданной или постоянно действующей комиссией. В ревизионный состав включаются представитель поставщика при его наличии, в отсутствие лица от имени партнера – работники предприятия;
- Фиксация показателей расхождений отечественных товаров производится в форме акта ТОРГ-2, составляемого в 4 экземплярах по числу пользователей, включая перевозчика;
- Для учета недостачи, качественного несоответствия импортных товаров используется акт ТОРГ-3.
По данным, выявленным в момент приемки, определяется величина естественной убыли. Нормы не применяются по отношению к ТМЦ, принимаемых для транспортировки по трафаретной(тарной) массе, в герметической упаковке или резервуарах.
Недостачи, установленные сверх нормы естественной убыли, списываются по фактической себестоимости. Сумма состоит из нескольких составляющих частей.
| Элемент | Пояснение |
| Стоимость товара, определенная как произведение цены и количества | В качестве цены принимается величина, определенная договором или товаросопроводительным документом с учетом акциза |
| Расходы на транспортировку | Устанавливаются в процентном соотношении величины затрат, приходящихся на долю убыли к общей величине |
| Сумма НДС | Налог, начисленный на стоимость убывшего актива и расходов по транспортировке |
Расчеты с поставщиком производятся с учетом убывшей части. В случае несогласия партнера с показателями акта спорные вопросы решаются в судебном порядке.