Положение об отделе кадров 2023: скачать образец
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение об отделе кадров 2023: скачать образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перед тем как приступить к подготовке документа, необходимо подробно изучить устав организации, штатное расписание, должностные инструкции работников. Это поможет грамотно заполнить все разделы положения. Кроме того, необходимо обязательно разработать положение об отделе в соответствии с профстандартом «Специалист по управлению персоналом», утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 06.10.2015 № 691, в котором содержатся трудовые функции специалиста по управлению персоналом, а также его основные обязанности.
Основные задачи и функции подразделения
Кадровая служба решает следующие задачи:
- Комплектует организацию специалистами, рабочими и руководителями в соответствии с особенностями деятельности.
- Разрабатывает кадровую политику организации.
- Подбирает и оценивает расстановку кадров.
Кадровая служба осуществляет следующие функции:
- формирует банк кадров, обеспечивает контроль и учет их движения;
- обеспечивает обучение, профессиональную дополнительную подготовку и аттестацию работников (совместно с начальниками отделов и служб);
- обеспечивает оформление приема, перевода и увольнения работников;
- выдает справки о трудовой деятельности работников организации;
- обеспечивает учет и хранение трудовых книжек, иных кадровых документов, передачу их в архив;
- подготавливает материал для предоставления работников к поощрению, вносит данные о поощрении в трудовые книжки работников;
- готовит документы по пенсионному страхованию, для назначения пенсий работникам, представляет их в органы социального обеспечения;
- обеспечивает оптимизацию оформления кадровой документации, автоматизацию процессов в соответствии с последними достижениями науки и техники;
- осуществляет табельный учет, составление графиков отпусков сотрудников организации;
- проводит анализ причин текучести кадров и т.п.
Основные задачи и функции подразделения
Кадровая служба решает следующие задачи:
- Комплектует организацию специалистами, рабочими и руководителями в соответствии с особенностями деятельности.
- Разрабатывает кадровую политику организации.
- Подбирает и оценивает расстановку кадров.
Кадровая служба осуществляет следующие функции:
- формирует банк кадров, обеспечивает контроль и учет их движения;
- обеспечивает обучение, профессиональную дополнительную подготовку и аттестацию работников (совместно с начальниками отделов и служб);
- обеспечивает оформление приема, перевода и увольнения работников;
- выдает справки о трудовой деятельности работников организации;
- обеспечивает учет и хранение трудовых книжек, иных кадровых документов, передачу их в архив;
- подготавливает материал для предоставления работников к поощрению, вносит данные о поощрении в трудовые книжки работников;
- готовит документы по пенсионному страхованию, для назначения пенсий работникам, представляет их в органы социального обеспечения;
- обеспечивает оптимизацию оформления кадровой документации, автоматизацию процессов в соответствии с последними достижениями науки и техники;
- осуществляет табельный учет, составление графиков отпусков сотрудников организации;
- проводит анализ причин текучести кадров и т.п.
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Отдел кадров выполняет следующие функции:
4.1. Обеспечение разработки кадровой политики и стратегии предприятия.
4.2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.
4.3. Обеспечение предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.
4.4. Совместно с руководителями заинтересованных подразделений подбор и отбор работников и внесение соответствующих предложений об их назначении на должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой кадровой документации.
4.5. Разработка условий приема на работу по конкурсу, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.
4.6. Информирование работников предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
4.7. Установление прямых связей с соответствующими учебными заведениями, службами занятости и кадровыми агентствами.
4.8. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
4.9. Обеспечение учета личного состава.
4.10. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. Ведение установленной документации по кадрам.
4.11. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.
4.12. Подготовка соответствующих материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
Законодательное регулирование
Положение об отделе кадров (ОК) входит в число локальных нормативных актов, определение которых содержится в Трудовом кодексе Российской Федерации.
Статьей 8 настоящего документа дается полное разъяснение термина, в том числе: положение об ОК является внутренним документом, где в полном объеме указываются права и обязанности работодателя (нанимателя) и его работников в вопросах, не охваченных действующим законодательством.
Собственник не имеет право разрабатывать положение о кадровой службе без учета прав и гарантий персонала, защищенных на законодательном уровне. Организация службы управления кадрами не является обязательной в соответствии с законами РФ.
Обязанности работы с персоналом работодатель может возложить на любого другого сотрудника компании в плане совмещения должностных обязанностей (например, секретарь-референт может совмещать должности свою и кадровика), особенно, если дело касается организаций с небольшим количеством рабочих единиц, где должность менеджера по персоналу – нецелесообразна.
Вариантом грамотного решения может стать аутсорсинг – сервис по предоставлению услуг различной квалификации на контрактной основе, в том числе и HR. Подробнее читайте об этом здесь.
Положение как вид документа
Начнем с теории. Положение относится к организационно-правовым документам, цель которых — регламентирование деятельности структурного подразделения и описание прав и обязанностей работников. В нашем случае отдела кадров.
Примечание. См. статью «Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров» на с. 41 журнала N 12, 2015.
Положение относится к локальным нормативным актам, то есть является своеобразным внутренним законом компании, обязательным для исполнения. Единственная возможная причина игнорировать положение — противоречие его норм действующему законодательству. Но к нашему положению это относиться не будет.
Примечание. См. статью «Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству» на с. 42 журнала N 5, 2016.
В соответствии с ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников с локальными нормативными актами, которые имеют к ним отношение (ст. 22 ТК РФ). Заинтересованными работниками в случае с положением об отделе кадров являются работники этого подразделения. Если будет зафиксировано неисполнение положения, ознакомленного с ним работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности.
Как утвердить положение об отделе кадров
Утвердить положение об отделе персонала можно двумя способами:
- 1-й способ. На первой странице документа предусмотрите гриф «Утверждаю», где руководитель поставит свою подпись и дату. Эта дата будет днем вступления норм положения в силу. Здесь же ставится печать компании.
- 2-й способ. Издание приказа о введении положения. Если утверждение положения решено оформить приказом, подготовьте документ по принятому в компании шаблону. Обозначьте цель приказа, основную часть, дату вступления положения в действие, укажите ответственного за исполнение приказа. Подписанный руководителем документ зарегистрируйте в журнале регистрации приказов, присвойте приказу номер.
В разделе указывается порядок создания и ликвидации подразделения, структура подчиненности, документы, которыми руководствуются в ходе работы менеджеры по персоналу.
В первой части прописывается, что решение о создании, ликвидации или реорганизации департамента принимается руководителем компании.
Отделом руководит начальник, которому подчиняются остальные сотрудники при решении внутренних вопросов. Руководитель департамента подчинен генеральному директору фирмы.
Прописывается, что в работе кадровики ориентируются на положения:
- ТК РФ;
- федеральных законов;
- подзаконных актов и инструкций, утвержденных органам власти;
- локальных актов компании;
- приказов руководства предприятия;
- штатного расписания;
- коллективного договора и т.д.
Дополнительно в первом разделе положения об отделе кадров можно указать, что для выполнения поставленных задач его сотрудники взаимодействуют с представителями других департаментов.
Задачи кадровой работы на предприятии
Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям.
1)Учетно-контрольное направление кадровой работы
предполагает решение следующих основных задач:
— прием работников на предприятие;
-работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).
2) Планово-регулятивное направление кадровой работы
предполагает решение следующих основных задач:
-подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;
-расстановка работников предприятия;
-перемещение работников предприятия;
-становление в должности и адаптация работников.
3)Отчетно-аналитическое направление кадровой работы
предполагает решение следующих основных задач:
-оценка работы работников;
4) Координационно-информационное направление кадровой работы
предполагает решение следующих основных задач:
— профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;
— организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);
— работа с письменными обращениями работников предприятия;
— архивная и справочная работа.
5)Организационно-методическое направление кадровой работы
предполагает решение следующих основных задач:
— документирование деятельности работников предприятия;
— кадровая работа в подразделениях предприятия;
— планирование кадровой работы;
— руководство кадровой работой.
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:
— направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);
— стратегические цели организации;
— стадия развития организации;
— приоритетные задачи работы с персоналом.
Обязанности и структура отдела кадров может быть различной и в зависимости от вида деятельности организации.
Классический подход к управлению персоналом получил название «управление кадрами»». Все управление персоналом сосредоточивается в отделе кадров и направлено на то, чтобы обеспечить наличие нужных людей в нужное время в нужных местах и освобождение от ненужных. Руководство людьми представляет собой самостоятельную функцию, осуществляемую непосредственно линейными руководителями независимо от кадровых служб.
К главным задачам системы управления персоналом относят:
* обеспечение организации квалифицированными кадрами;
* создание необходимых условий для эффективного использования знаний, навыков и опыта работников;
* совершенствование системы оплаты труда и мотивации;
* повышение удовлетворенности трудом всех категорий персонала;
* предоставление работникам возможностей для развития, повышения квалификации и профессионального роста;
* стимулирование творческой активности.
* формирование и сохранение благоприятного морально-психологического климата;
* совершенствование методов оценки персонала;
* управление внутренними перемещениями и карьерой сотрудников;
* участие в разработке организационной стратегии .
Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:
• эффективность подбора и расстановки сотрудников;
• справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;
• продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;
• быстрое и эффективное решение личных проблем.
Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое. В рамках первого осуществляется текущая кадровая работа: анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала; тестирование; планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.
Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.
Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.
Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации — системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.
Каким должно быть положение об отделе кадров?
Отдел кадров – служба, создаваемая на предприятиях разной сферы деятельности с единой целью: решать кадровые задачи. Название подразделения бывает разным (служба персонала, HR-департамент, кадровый центр и т.п.), но выполняемые функции – аналогичны.
Функционировать отдел кадров должен четко и грамотно, слаженно и оперативно, так как несет ответственность за подбор квалифицированного персонала, что непосредственно влияет на работу всего предприятия.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
Положение об отделе кадров
Положения
Открыть в формате Word
1.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия, которое починяется непосредственно директору предприятия.
1.2. Создание, ликвидация и реорганизация отдела кадров осуществляется приказом директора предприятия.
1.3. Отдел кадров возглавляется начальником отдела, назначаемым на должность приказом директора.
2.
ЗАДАЧИ
2.1. Комплектование предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальности и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.
2.2. Разработка кадровой политики и стратегии предприятия.
2.3. Подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
2.4. Контроль правильности использования работников в подразделениях предприятия.
3.
СТРУКТУРА
3.1. Структуру и штаты отдела кадров утверждает генеральный директор предприятия по представлению начальника отдела кадров.
3.2. В состав отдела кадров могут входить подразделения по приему, увольнению, учету, по работе с рабочими и служащими и т.д.
4.
ФУНКЦИИ
4.1. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.
4.2. Обеспечение (совместно с руководителями подразделений предприятия) приема, размещения и расстановки молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью; организация проведения их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.
4.3. Создание резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.
4.4. Организация проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение.
4.5. Участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационной комиссий.
4.6. Определение круга специалистов подлежащих повторной аттестации.
4.7. Участие в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального передвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.
4.8. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, распоряжениями и приказами руководителя предприятия.
4.9. Учет личного состава предприятия.
4.10. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
4.11. Хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам.
4.12. Подготовка материала для предоставления персонала к поощрениям и награждениям.
4.13. Подготовка документов по пенсионному страхованию, а так же документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям; представление их в органы социального обеспечения.
4.14. Проведение работы по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материальной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных систем и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.
4.15. Методическое руководство и координация деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия.
4.16. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставление им установленных льгот и компенсаций.
4.17. Систематический анализ кадровой работы на предприятии, разработка предложений по ее улучшению.
4.18. Табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков.
Отдел кадров выполняет следующие функции:
4.1. Обеспечение разработки кадровой политики и стратегии предприятия.
4.2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.
4.3. Обеспечение предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.
4.4. Совместно с руководителями заинтересованных подразделений подбор и отбор работников и внесение соответствующих предложений об их назначении на должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой кадровой документации.
4.5. Разработка условий приема на работу по конкурсу, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.
4.6. Информирование работников предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
4.7. Установление прямых связей с соответствующими учебными заведениями, службами занятости и кадровыми агентствами.
4.8. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
4.9. Обеспечение учета личного состава.
4.10. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. Ведение установленной документации по кадрам.
4.11. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.
4.12. Подготовка соответствующих материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
4.13. Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств. Контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях предприятия. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.
Основная задача отдела кадров — правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.
Также основными задачами отдела кадров являются:
-
организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;
-
создание эффективной системы штатных сотрудников;
-
разработка карьерных планов сотрудников;
-
разработка кадровых технологий.
Шпаргалка делопроизводителя
Положение об отделе по своему месту в системе документации напоминает должностную инструкцию. Эти два документа относятся к локальным нормативным актам организации. Они не являются обязательными с точки зрения трудового законодательства, однако их необходимость очевидна.
Почему? Они распределяют обязанности и ответственность между сотрудниками и отделами. Главное их отличие — должностная инструкция составляется для сотрудника, а положение — для структурного подразделения.
Итак, положение о структурном подразделении нужно самой организации — руководителю, начальнику отдела, сотрудникам. На практике оно помогает разрешать спорные ситуации. Например, когда два отдела не могут выяснить кто будет отвечать на письмо, подготавливать информацию, организовывать совещание. Поэтому в положении каждый пункт, имеющий отношение к работе отдела, должен быть прописан.