Как правильно оформить сотрудника на работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить сотрудника на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.

Дополнительные документы, необходимые при приёме на работу по ТК РФ

Российским трудовым законодательством при устройстве на работу не требуются документы, кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Однако работодатель может запросить от соискателя дополнительные бумаги. Их список включает в себя следующие документы:

• индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) — необходим бухгалтерии в целях облегчения налогового учёта, предоставления налоговых вычетов сотруднику, а также справок о доходах;
• справка по форме 2-НДФЛ — используется бухгалтерией при расчёте листков нетрудоспособности для подсчёта среднего заработка сотрудника;
• свидетельства о браке и рождении детей — необходим для оформления полисов ДМС (если есть у компании), предоставления социальных налоговых вычетов;
• справка о регистрации по месту пребывания — если адрес фактического проживания отличается от адреса прописки.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Порядок приёма работника — основные этапы

Процесс трудоустройства должен включать в себя все предусмотренные законом процедуры. Предложенная пошаговая инструкция приёма работника на работу избавит вас от возможных ошибок. Алгоритм действий работодателя по выбору и оформлению сотрудника будет следующий:

1. провести собеседование и убедиться, что квалификация и опыт соискателя соответствуют существующей вакансии;
2. запросить у претендента необходимый для оформления пакет документов;
3. убедиться, что будущий сотрудник не имеет законодательных ограничений на работу по выбранной специальности;
4. получить заявление о приёме на работу от претендента;
5. предоставить ему направление на медосмотр и убедиться в удовлетворительном состоянии здоровья;
6. ознакомить работника с рабочим графиком и должностными требованиями;
7. заключить трудовой договор;
8. издать приказ о приёме на работу;
9. отправить информацию о принятом работнике в Пенсионный фонд;
10. при необходимости организовать стажировку на рабочем месте.

Оформление сотрудника на временную работу

Есть несколько вариантов заключения трудовых отношений с работником:

• по срочному трудовому договору — если работа носит сезонный характер, или сотрудник устраивается на время отсутствия основного работника (декретный отпуск, болезнь);
• по бессрочному трудовому договору — если должность закреплена за конкретным лицом на неопределённое время;
• по договору оказания услуг — если работа ограничена определённым объёмом или конкретной задачей.

Шаг 5 — Оформление трудового договора

Трудовой договор заключается в письменном виде в двух экземплярах не позже 3-х рабочих дней с момента фактического допущения сотрудника к работе (ст. 67 ТК).

Трудовой договор, который не оформлен в письменной форме, считается заключенным, если сотрудник приступил к исполнению должностных обязанностей с ведома или по поручению работодателя.

В ст. 57 ТК сказано, что должно быть отражено в трудовом договоре.

Если в нем нет каких-то обязательных сведений, их нужно внести в текст трудового договора. Когда не прописаны какие-либо условия, надо оформить приложение к трудовому договору или же заключить письменное отдельное соглашение сторон — оно будет являться неотъемлемой частью трудового договора.

Когда режим работы сотрудника отличается от общепринятого у работодателя, требуется указать этот момент в трудовом договоре. Кроме того, режим рабочего времени прописывается в ситуации, если сотрудник оформлен по совместительству и с ним оформлен трудовой договор.

Обязательным условием трудового договора является оплата труда. Необходимо указать размер тарифной ставки или оклада, а также перечислить имеющиеся доплаты и надбавки.

С 2014 года в трудовом договоре прописываются условия труда на рабочем месте.

Зачастую вместо места и даты указывается дата составления трудового договора — это ошибка.

По ст. 5.27 КоАП уклонение от оформления трудового договора, ненадлежащее его оформление, а также заключение ГПХ договора, фактически регулирующего трудовые отношения, наказываются штрафными санкциями:

• предупреждение или штраф 1-5 тыс. руб. — для должностных лиц;
• штраф 1-5 тыс. руб. — для ИП;
• штраф 30-50 тыс. руб. — для юрлиц.

Какие документы нужны для трудоустройства на работу льготных категорий работников

При трудоустройстве лиц, относящихся к льготной категории, также могут потребоваться различного рода дополнительные документы, поэтому вопрос о том, какие документы нужны для устройства на работу лиц, имеющих право на льготы и дополнительные выплаты всегда актуален, и требует отдельных разъяснений.

Итак, рассмотрим, какие документы нужны при приеме на работу некоторых категорий работников:

• Справка о составе семьи – для многодетных родителей, на иждивении которых находятся трое и более детей установленного законом возраста;
• Копии документов детей, находящихся на иждивении родителей – для предоставления установленных льгот и гарантий;
• Копии документов, подтверждающих право на дополнительные льготы – компенсационные выплаты, дополнительные отпуска, возмещения;
• Сроках беременности – беременным женщинам, для приведения в соответствие условий и режима труда.

Нужна ли справка об отсутствии судимости при приеме на работу

Справка об отсутствии судимости входит в обязательный перечень при устройстве на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имевшие, имеющие судимость, а также привлекавшиеся по определенным статьям УК. Таковыми, в частности, являются следующие виды деятельности:

• педагогическая,
• медицинская,
• правоохранительная, в том числе в органах УИН, ФСБ, Росгвардии, прокуратуры, полиции, судах,
• муниципальная и госслужба,
• связанная с отдыхом, оздоровлением, спортом, соцобеспечением несовершеннолетних,
• работа в авиакомпаниях,
• безопасность на транспорте, в топливно-энергетическом, банковском секторах,
• менеджмент клиринговых организаций,
• руководство и главбух в строительстве (работа на застройщика).

Список документов при приеме на работу (с расшифровкой)

Рассмотрим, какие документы для заключения трудового договора обязательны, а какие работодатель может попросить дополнительно и нужно ли с ним спорить в таком случае.

Перечень нужных официальных бумаг для трудоустройства есть в Трудовом кодексе РФ в ст. 65. Согласно представленной информации, работодатель обязан потребовать от соискателя следующие документы:

1. Удостоверяющие личность — как правило, это внутренний паспорт. Но закон допускает рассмотрение в данном случае и других удостоверений подобного типа, без уточнения, каких именно. На практике обычно берут документы с фотографией соискателя, и которые содержат главные сведения о нем. Это может быть:
2. загранпаспорт (для неграждан РФ);
3. водительское удостоверение;
4. свидетельство о рождении (в случае с детьми, которые еще не получили паспорт);
5. военный билет (для военнослужащих со ступени прапорщика либо мичмана);
6. удостоверение иммигранта (для тех, у кого есть статус беженца);
7. свидетельство о предоставлении в РФ временного убежища;
8. справка об освобождении из тюрьмы (для тех, кто отбывал наказание в местах лишения свободы).

Важно знать, что наличие документа, удостоверяющего личность соискателя — обязательное условие при приеме на работу. Отсутствие такого — абсолютная причина не взять на работу, и это будет законно со стороны работодателя.

• Официальная бумага о воинском учете — для военнослужащих и призывников. Те, кто уже отслужил или лица в запасе предъявляют военный билет либо соответствующее удостоверение взамен такого билета. Будущие призывники предоставляют справку из военкомата, что состоят на воинском учете.

Если таковой бумаги нет, в трудоустройстве не отказывают, просто кадровик сам ставит в известность местный военный комиссариат о потенциальном призывнике и личное дело такого работника оформляет с соответствующей пометкой.

• Документ об образовании. Это может быть любой из документов о пройденном обучении:
• свидетельство о неполном среднем образовании;
• аттестат о среднем образовании;
• диплом о получении профессионального образования (при его наличии первые два не предоставляются);
• свидетельство о повышении квалификации.

Дополнительные документы

Кроме паспорта, трудовой книжки и СНИЛС работодатель вправе запросить другие документы.

1. Для мужчин – документы о воинском учете. Также они понадобятся женщинам, чья деятельность предполагает призыв в ряды вооруженных сил. К этой категории относятся, например, медицинские работники и сотрудники МВД.
2. Документы об образовании. Их предъявление обязательно, если должность подразумевает определенные навыки и квалификацию. Кроме дипломов высших и средних специальных учебных заведений это могут быть «корочки» о сдаче соответствующих квалификационных нормативов. Обычно они требуются представителям рабочих профессий – сварщикам, электрикам, машинистам автокрана и т.п. Если должность не подразумевает специальных навыков, диплом обязательным не является. Тем не менее, многие сотрудники предъявляют его с целью повысить свои шансы на карьерный рост.
3. Медицинская книжка. Обязательная для людей, работающих с продуктами питания, медицинских работников, сотрудников образовательных и воспитательных учреждений для детей и подростков. Также нужна тем, кто трудится в сфере коммунальных и бытовых услуг – в салонах красоты, прачечных, химчистках, гостиницах и т.п. (Приказ Роспотребнадзора №402). Документ хранится у работодателя, при этом необходимо регулярное прохождение медосмотра с выставлением соответствующих отметок. Какие именно специалисты должны поставить свою визу в медицинской книжке зависит от должности.
4. Справка об отсутствии судимости или прекращении уголовного преследования, а также отсутствии административных наказаний за употребление психотропных веществ. Обязательна, если должность не допускает трудоустройства лиц, совершивших в прошлом преступление – например, сотрудники правоохранительных органов или педагоги. В иных случаях требование такой справки незаконно. Однако во многих компаниях есть собственные службы безопасности, которые проверяют эти сведения о соискателе.
5. Разрешение на работу для граждан других государств.
6. Заключение о прохождении медосмотра, если должность входит в соответствующий список, а также для несовершеннолетних. Обследование платное, но некоторые работодатели компенсируют затраты после трудоустройства.
7. Чтобы устроиться на работу, несовершеннолетним младше 16 лет потребуется подписанное родителями разрешение.
8. Если человек претендует на должность госслужащего, ему потребуется предоставить информацию о годовых доходах и расходах, а также имущественных обязательствах. Причем эти сведения понадобятся не только о самом соискателе, но и о его супруге.

Этот перечень является исчерпывающим. Требовать какие-либо документы, не входящие в него, работодатель не вправе.

Официальное трудоустройство

Заключение трудового договора с соискателем является его официальным трудоустройством. Официальное трудоустройство – это порядок оформления граждан на работу, который установлен ТК РФ. А неофициальное – это фактическое исполнение гражданином трудовых обязанностей, но при этом такие работники лишены гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Неофициальное трудоустройство, к сожалению, сильно распространено в наши дни.

Официальное трудоустройство гражданина подразумевает под собой:

• гарантированное получение вознаграждения за выполненную работу;
• право на получение ежегодного отпуска и компенсации за него;
• право на оплачиваемый больничный.

Кроме того, работодатель исполняет свои обязанности по отношению к официальному работнику:

• делает отчисления на его будущую пенсию;
• уплачивает взносы в фонды;
• уплачивает налоги в бюджет.

Официальное трудоустройство происходит при следующих обстоятельствах:

• соискатель пишет заявление, то есть изъявляет добрую волю трудиться именно у этого работодателя;
• последний, в свою очередь, выпускает соответствующий приказ о зачислении данного соискателя в штат сотрудников;
• на основании этого оформляется и подписывается трудовой договор;
• работник должен ознакомиться с приказом, со своей должностной инструкцией, а также с другими локальными нормативными актами.

Именно после подписания сторонами трудового договора у работодателя возникают определённые обязанности по отношению к работнику. Чтобы избежать этих обязанностей, работодатель может предложить соискателю устроиться на работу нелегально, то есть неофициально. Кроме того, это поможет сэкономить работодателю на налогах, а работнику на страховых взносах в ПФР и другие фонды. Именно этими аргументами руководствуется недобросовестный работодатель, предлагая соискателю неофициальное трудоустройство.

Стоит понимать, что нелегальное трудоустройство сильно «проигрывает» легальному. Отрицательные моменты такой «работы»:

• неофициальный работник лишён всех прав и гарантий. То есть он не может уйти на больничный или в отпуск. Кроме того, пособия по листу нетрудоспособности или за отпуск, даже если и выплачиваются, ничтожно малы;
• нередко работодатель обманывает таких работников с заработной платой;
• работодатель может придумать систему штрафов, что при официальном трудоустройстве недопустимо;
• работодатель заставляет своих работников работать сверх нормы или по выходным, грозя им увольнением. При этом сверхурочная работа никак не оплачивается;
• другие минусы, которые могут возникнуть в зависимости от вида деятельности работодателя.

Услуги адвоката по гражданским делам

В юридическом бюро «Правовое решение» сформирована и успешно применяется практика гражданского права. Наши адвокаты ведут дела в сфере трудового, семейного и гражданского права.

Главная цель нашей компании – реальная помощь и защита клиента. Юристы компании «Правовое решение» занимаются не только семейными, жилищными и кредитными спорами, но и ведут дела, связанные с трудовыми правом и страховыми вопросами. В услуги адвокатов по гражданским делам входит:

• компетентная консультация по гражданскому праву;
• составление и подготовка необходимой документации;
• юридическое сопровождение в ходе исполнительного производства;
• ведение дел от имени клиента;
• защита интересов клиента в суде;
• представление интересов клиента в кассационном или апелляционном порядке.

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

• водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
• медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
• разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
• свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
• справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

Работодателям (организациям или индивидуальным предпринимателям) нужны работники, чтобы вести бизнес. Трудовые отношения работодателей и работников строго регламентированы. Прием сотрудников на работу не исключение, так, при трудоустройстве компания должна запросить у будущего работника комплект документов. В общем случае в него входят (ст. 65 ТК РФ):

• документ, удостоверяющий личность (паспорт, военный билет, паспорт моряка, свидетельство о рождении);
• трудовая книжка (за исключением трудоустройства сотрудников, впервые поступающих на работу и совместителей);
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (при его наличии у сотрудника);
• документы воинского учета (военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу для военнообязанных);
• документ об образовании (при условии, что работа предполагает наличие специальных знаний и навыков).

Документы, требуемые в общем случае

Работодателям (организациям или индивидуальным предпринимателям) нужны работники, чтобы вести бизнес. Трудовые отношения работодателей и работников строго регламентированы. Прием сотрудников на работу не исключение, так, при трудоустройстве компания должна запросить у будущего работника комплект документов. В общем случае в него входят (ст. 65 ТК РФ):

• документ, удостоверяющий личность (паспорт, военный билет, паспорт моряка, свидетельство о рождении);
• трудовая книжка (за исключением трудоустройства сотрудников, впервые поступающих на работу и совместителей);
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (при его наличии у сотрудника);
• документы воинского учета (военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу для военнообязанных);
• документ об образовании (при условии, что работа предполагает наличие специальных знаний и навыков).

Какие нужны документы для устройства на работу иностранного гражданина

На работу в Россию приезжает много иностранных граждан, порой в их стране нет условий для заработка, вот они и стремятся в России заработать. Но при приеме на работу иностранца есть ряд правил, которые следует соблюдать, чтобы не получить штраф от миграционной службы.

Иностранные граждане могут пребывать, и, следовательно, работать, на российской территории, если они подпадают под один из разрешенных статусов:

• По временно разрешенному пребыванию: могут трудиться по российской визе или карте мигранта.
• Те, у которых уже есть разрешение на пребывание в России.
• Те, которые имеют вид на жительство и проживают в стране давно.

Следует знать, что иностранец из любой страны должен встать на миграционный учет. Если работодатель решается на использование труда иностранного гражданина, то он обязан известить об этом службу миграции. Допускается извещение в течение 7 рабочих дней, а уведомительные документы оформляются на каждого отдельно.

Для того, чтобы быть принятым на работу, иностранный гражданин предоставляет следующие документы:

• Гражданский паспорт или другое удостоверение личности.
• Миграционную карту или российскую визу со сроком действия, полученное заранее разрешение на осуществление трудовой деятельности или приобретенный патент на определенную работу.
• Трудовую книжку. Если таковая отсутствует, то ее необходимо завести.
• СНИЛС сотрудника – пенсионное страхование. Если оно отсутствует, то его оформляют.
• Диплом о полученном образовании или квалификационное подтверждение.

Похожие записи:

• Минтруд подсчитал количество фронтовиков и вдов участников ВОВ в России
• Алгоритм проведения СОУТ в 2022 году
• Как поменять имя ребёнку в свидетельстве о рождении в 2020 году.