СФР и ЕФС-1: ответы на ТОП-8 вопросов о работе в СБИС

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «СФР и ЕФС-1: ответы на ТОП-8 вопросов о работе в СБИС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Пока действующие сертификаты на сотрудников и иных привлечённых лиц можно продлевать вплоть до 31 августа 2023 года. Это могут сделать УЦ, в которых они были получены. Как таковые, электронные подписи работников перестанут действовать 1 сентября 2023 года (если не будут введены дополнительные продления). Потом будут действовать только ЭЦП физических лиц.

Существует два варианта обращения в ПФР с заявлением о желании перейти с фондом на электронное взаимодействие.

1. Передать документы в ПФР лично.
2. Отправить документы в электронном виде через Интернет.

Какие документы для подключения предоставляются в территориальные Управления ПФР при личном визите:

• Заявление на ЭДО с ПФР.
• Соглашение на ЭДО с ПФР. Соглашение об обмене электронными документами с ПФР нужно подготовить в двух экземплярах. Один экземпляр останется в ПФР, второй выдадут страхователю на руки за подписью ответственного сотрудника фонда.

Документы со стороны компании подписываются руководителем и заверяются печатью. Если оформлением документации с ПФР занимается назначенный за ЭДО ответственный, то на него потребуется доверенность.

Какие документы для подключения предоставляются в электронном виде:

• Заявление по форме ЗПЭД.

Что нужно для электронного документооборота с Пенсионным фондом РФ

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен данными в виде электронных документов. Преимущества ЭДО:

• возможность отправки документации в любой момент времени;
• удобный учёт передаваемых документов;
• сохранность тайны переданных сведений;
• возможность исправления ошибок в переданных сведениях без посещения контролирующих органов;
• возможность создания и ведения единого электронного архива документооборота организации с контрагентами и регуляторами.

В рамках ЭДО может происходить обмен как формализованными, так и неформализованными документами. Формализованный документ — это электронный документ, созданный по формату, утверждённому регулятором (например, ФНС). Неформализованный документ — это электронный документ, к оформлению которого нет строгих требований. Формат для таких документов согласовывается контрагентами.

Для внедрения цифрового документооборота потребуется:

• программное обеспечение для ПК, поддерживающее создание документов в нужных форматах;
• ПО для реализации функций электронной подписи, а именно средства, за счёт которых обеспечивается криптографическая защита информации (СКЗИ);
• услуги удостоверяющего центра для обслуживания сертификатов ключей электронной подписи;
• выбор ответственного должностного лица, в обязанностях которого будет использование СКЗИ и ведение архива электронного документооборота.

Порядок получения и продления сертификата ЭП на сотрудника и физлицо

Имейте в виду, что продление электронной подписи на сотрудника в 2023 году будет невыгодным — платить придётся как за полноценную ЭЦП со сроком действия 1 год, а пользоваться только 8 месяцев и меньше.

Если личные данные сотрудника с момента выпуска ЭЦП не менялись, новых документов предоставлять не нужно. При изменении персональных данных понадобятся подтверждающие бумаги.

Электронную подпись физического лица можно заказать в любом аккредитованном удостоверяющем центре. На бланке УЦ пишется заявление и предъявляются паспорт, СНИЛС заявителя. И сертификат ЭЦП выпускается сразу, в присутствии физлица.

После выпуска сертификата и подписания всех документов информация о полученной ЭЦП отображается в личном кабинете заявителя на портале Государственных услуг. Здесь же указывается срок её действия. Обычно он составляет 12 месяцев.

Как происходит внедрение ЭДО: этапы

Процесс перехода на внутренний электронный документооборот в государственных учреждениях можно условно поделить на 3 этапа:

• подготовка;
• технические мероприятия;
• отражение в бухгалтерской программе на примере «1С:Бухгалтерии государственного учреждения».

Подготовка включает 5 шагов:

• Определить лиц, ответственных за работу с электронными документами: формирование, подписание простой и электронной подписью и так далее.
• Определить сроки формирования и работы с электронными документами, передачи учетных документов и их отражения в учете.
• Отразить нововведения в технологии работы с учетной информацией в организации, дополнения в график документооборота, внести изменения в учетную политику.
• Создать регламент выдачи и хранения паролей доступа и квалифицированных электронных подписей, а также регламент хранения электронных документов в архиве.
• Провести инструктаж для сотрудников.

В рамках технических мероприятий нужно:

• Обеспечить электронной подписью всех сотрудников, ответственных за оформление электронных документов.
• Подготовить рабочие места ответственных сотрудников с доступом к информационной системе для работы с ЭДО.
• Дополнить ролевое расписание обновленными позициями.
• Подготовить серверы, жесткие диски и прочее оборудование к внедрению ЭДО;

Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР

Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:

• вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
• система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
• иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).

Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.

Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:

• установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
• воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
• назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.

Плюсы и минусы электронной передачи данных

Электронная отчетность придумана не просто так – этот способ связи с государственными органами обеспечивает оперативность, надежность и достоверность.

Вся информация передается в зашифрованном виде, и прочесть ее может только сотрудник Пенсионного фонда, имеющий ключ к расшифровке послания.

Специалисты бухгалтерских отделов освобождены от обязанности каждый раз ездить в территориальный отдел фонда и сидеть в очередях, кроме того, сводится на нет возможность ошибок при ручном внесении данных из распечатанных отчетов в компьютеры инспекторов. Иными словами, происходит экономия времени, а человеческий фактор утрачивает свое значение.

Единственный небольшой минус заключается в том, что для того, чтобы перейти на электронную сдачу отчетности, организации придется для начала обзавестись собственной электронной цифровой подписью. И то – минусом это можно считать довольно условно, поскольку электронная подпись существенно расширяет возможности любого предприятия в плане делового документооборота, придавая любой бумаге статус юридического документа.

Таким образом, электронная передача данных в государственные структуры возможна только при одном условии: у компании должна быть официально зарегистрированная цифровая подпись.

Причем это требование распространяется не только на юридические лица (предприятия и организации), но и на индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов и пр. – то есть всех тех, кто имеет работников в найме.

В чем суть реформы внебюджетных фондов

С 1 января 2023 года все функции двух фондов: ФСС и ПФР возьмет на себя Единый социальный фонд России.

Сейчас плательщики взносов взаимодействуют с тремя ведомствами:

1. Налоговая служба. В ФНС уплачиваются страховые отчисления на пенсионное, медицинское и страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ). Сюда же необходимо представлять единый расчет по этим взносам.

2. Пенсионный фонд. Занимается вопросами начисления пенсии по старости, инвалидности, также в ПФР работодатели обязаны представлять формы персонифицированного учета по каждому работнику.

3. Социальное страхование. Выплачивает часть больничных и все социальные пособия. В ФСС перечисляются взносы на травматизм за работников и представляется отчетность по ним.

После слияния ПФР и ФСС взносы будут перечисляться одним платежом, отчитываться по ним предстоит в налоговую и Единый соцфонд. Это же ведомство будет отвечать за назначение страховых выплат — как пенсионных, так и социальных.

Что изменится для бизнеса:

1. Работодатели за работников и ИП за себя смогут платить взносы одной суммой по единому тарифу. После получения платежа казначейство самостоятельно будет разносить необходимые суммы по разным бюджетным направлениям.

2. Изменится состав и сроки отправки отчетности для работодателей. Действующие отчеты по взносам и персонифицированному учету объединят, останется только две формы.

3. Разрозненные территориальные отделения пенсионного и социального фонда будут работать в режиме одного окна. То есть сдать отчетность, получить консультацию, провести сверку по всем видам взносов можно будет в офисе Единого социального фонда. Возможно, из-за слияния некоторые действующие отделения ПФР и ФСС будут закрыты.

4. Базы по пенсионному, медицинскому и социальному страхованию тоже объединяются. Кроме того, планируется внедрение единого сайта нового ведомства.

Как будут работать другие электронные подписи с 2023 года

Напоминаем, что пока продолжают действовать другие типы цифровых подписей, которые также оформляет наша компания.

Рассмотрим, сможет ли бизнес пользоваться ими в 2023 году:

1. ЭП на полномочного представителя (например, бухгалтера предприятия).

Действие таких подписей после 31.12.2022 пока под вопросом, так как нормативно-правовой акт о продлении их срока сейчас находится на рассмотрении. Если ЭП ФНС в организации нет, подпись представителя поможет с 2023 года продолжить подписывать документы, но только в случае принятия соответствующих поправок в закон.

2. ЭП физического лица.

Понадобится, чтобы подписывать документацию с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД), которая также станет обязательной с 2023 года. Руководитель или ИП вправе оформить МЧД на физическое лицо уже сейчас, заверив ее своей действующей ЭП. Представитель будет пользоваться электронной подписью физического лица, а также прикладывать к ней доверенность. В новом году бизнес просто продолжит работать по такой схеме, даже если директор или предприниматель не получит подпись от ФНС.

Формирование первичных документов на бумажном носителе

При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.

Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):

• при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;

• при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

* * *

В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:

1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).

2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.

3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.

4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.

6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.

7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.

В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:

• 0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;

• 0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;

• 0510451 – требование-накладная;

• 0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;

• 0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;

• 0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:

• 0509211 – карточка учета капвложений;

• 0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

• прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
• далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
• личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
• трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2021 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2021. № 69.

Цель соглашения о взаимодействии с ПФР

Данный договор заключается и преследует важную цель – уменьшить количество походов граждан в органы ПФР. Во благо этого и организуется процесс работы со страхователями для ведения заблаговременной работы с документами застрахованных лиц, уходящих на пенсию. Когда налажена работы между работодателем и ПФР сотруднику, уходящему на пенсию, нужно всего лишь в оговоренный срок прийти в Фонд, написать заявление и предоставить такие бумаги для назначения пенсии:

• паспорт;
• свидетельство обязательного пенсионного страхования;
• трудовую книжку;
• прочие подтверждающие документы и подать заявление о

Ответить на вопрос обязательно ли соглашение о взаимодействии с ПФР можно однозначно: не обязательно. По закону отсутствие договора не предусматривает какой-либо ответственности за либо наказания, но его заключение необходимо для работников, уходящих на пенсию, его следует заключить. Данный договор заключается для создания электронного обмена бумагами между сторонами с их защитой в рамках предоставления права на освобождение от выполняемых функциональных обязанностей на 2 рабочих дня один раз в год с сохранением должности и зарплаты работающим предпенсионного возраста, и тем и кто уже получает пенсию по сроку или за выслугу лет.

Электронные сканкопии документов приравниваются по своей юридической силе к бумажным носителям. Персональные данные в них должны быть сохранены и конфиденциальны, и обе стороны придерживаются следующих принципов:

• выполнение требований правовых документов по сохранности тайны;
• соблюдение защиты сведений и контроля прав доступа к ней.

Как узнать регистрационный номер в ПФР по ИНН онлайн

Метод получения необходимых сведений в данной ситуации будет тем же, что и в случае с поиском номера в ПФР для фирмы. Чтобы узнать регномер в ПФР по ИНН, необходимо перейти по вышеуказанной ссылке, перейти на вкладку «Индивидуальный предприниматель/КФХ», а затем задействовать его в соответствии с алгоритмом поиска номеров ПФР по ИНН, который мы рассмотрели выше. Кроме того регистрационный номер ПФР можно найти в выписке из ЕГРЮЛ. ФНС, внося данные о новом юрлице в госреестр, параллельно информирует об этом ПФР и запрашивает у него для соответствующего юрлица индивидуальный номер. Впоследствии он включается в ЕГРЮЛ. Данный документ можно запросить у налоговиков в бумажном варианте, заплатив предварительно госпошлину.Но есть более удобный вариант — регистрационный номер ПФР по ИНН узнать онлайн. Для того чтобы узнать номер в ПФР по ИНН юридического лица, необходимо:

Регионы, где нужно только заявление на подключение к электронному документообороту (ЗПЭД)

С середины 2021 года пенсионный фонд переходит на новый приёмный комплекс. Вот список регионов, где понадобится одно-единственное заявление в электронном виде:

• 03 Республика Бурятия
• 20 Чеченская Республика,
• 23 Краснодарский край,
• 27 Хабаровский край,
• 32 Брянская область,
• 35 Вологодская область,
• 45 Курганская область,
• 47 Ленинградская область,
• 50 Московская область,
• 58 Пензенская область,
• 59 Пермский край,
• 63 Самарская область,
• 64 Саратовская область,
• 71 (081-) Тульская область,
• 72 Тюменская область,
• 77 Москва,
• 78 Санкт-Петербург,
• 86 Ханты-Мансийский автономный округ — Югра.

Выполните в Эльбе задачу «Отправить заявление в ПФР, чтобы сдавать СЗВ-ТД электронно». Этого будет достаточно.

Преимущества электронного документооборота с ПФР

Организация электронного документооборота между Пенсионным фондом России и налоговыми агентами – это взаимовыгодный процесс для обеих сторон.

В числе преимуществ такого метода взаимодействия:

• возможность использования актуальных форм, бланков и образцов;
• наличие системы подсказок, объясняющей правила работы с отчетами;
• возможность адресации документов в любое удобное время;
• отсутствие рисков, связанных с потерей или порчей бумажных свидетельств;
• возможность оперативного исправления ошибок в представленной отчетности;
• простая схема выполнения рутинных задач по заполнению различных форм;
• снижение затрат на организацию работы с документами бумажного формата.

Как оформить соглашение

Порядок подключения к дистанционному документообороту устанавливается в соответствии с регламентом.

Так, в первую очередь, направляется заявление о подключении к электронному документообороту. Его форму можно скачать на сайте Пенсионного фонда.

В заявление необходимо внести следующие сведения:

• наименование органа, куда подается заявление;
• дату, с которой планируется подключение к системе электронного документооборота;
• наименование, ИНН, КПП страхователя, а также его номер в системе;
• информацию о банке, в котором у страхователя открыт расчетный счет;
• среднесписочную численность сотрудников.

В специальном поле указывается информация об удостоверяющем центре, посредством обеспечения которого и будет осуществляться документооборот:

• наименование центра;
• юридический адрес;
• наименование средства криптозащиты информации (данные сведения можно получить у сотрудников удостоверяющего центра).

Справка! Перечень удостоверяющих центров ограничен. Перед заключением договора на обслуживание с каким-либо из них необходимо уточнить, возможна ли подача отчетности в Пенсионный фонд, используя его техническое обеспечение. Кроме этого, сведения об аккредитации удостоверяющего центра можно получить на сайте Минкомсвязи РФ.

Заявление удостоверяется подписью руководителя и печатью страхователя, после чего подается в Пенсионный фонд в трех экземплярах.

Кроме этого, необходимо заполнить и само соглашение. В нем в обязательном порядке прописывается дата и место его заключения. Кроме этого, указывается наименование органа фонда и организации, которая планирует вести электронный документооборот с внебюджетным фондом.

Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему

Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:

• бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
• исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
• сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
• в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.

Об обмене документами в электронном виде

Электронный документооборот — это современная развивающаяся система обмена данными. Ее основные преимущества:

• Обеспечиваются высокая точность и надежность учета и контроля потока документации. При передаче данных гарантирована конфиденциальность.
• Отчетность может отправляться в любой момент вне зависимости от времени суток, праздничных и выходных дней. Единственным условием является отправка с рабочего места страхователя.
• Система предоставляет возможность многократного оперативного исправления ошибок, которые были обнаружены ПФР в представленной отчетности.
• Нет необходимости посещения органа ПФР бухгалтером предприятия.
• После отправки отчетности страхователю направляется информация о результатах ее приема в электронном виде.
• Предприятие может создать электронный архив всех документов с ПФР, что гораздо удобнее бумажных форматов.
• Время сдачи документов значительно сокращается.

Информация, которая передается по телекоммуникационным каналам связи и представляется в ПФР, является конфиденциальной. Она подготавливается, пересылается и обрабатывается согласно действующему законодательству о защите персональных данных. Для того чтобы выслать отчет в ПФР, необходима одна электронная подпись (ЭП) — руководителя предприятия. Только владелец ЭП имеет право использовать ее.

Похожие записи:

• Входит ли срочная служба в армии в льготный трудовой стаж 42 года
• Размер фиксированных взносов ИП в 2023 году
• Больничный лист после увольнения: порядок оплаты и срок