Порядок разработки номенклатуры дел
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок разработки номенклатуры дел». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Объясняем, как составить распоряжение «на пальцах»
По своей структуре приказ об утверждении номенклатуры ничем не отличается от других распорядительных документов и состоит из трёх структурных блоков: шапка, основная часть и подписи. Всегда начинаем составление с шапки.
В шапке необходимо указать реквизиты организации, издающей приказ. Вписываем наименование юридического лица с указанием на его организационно-правовую форму (ООО, ЗАО и т.д.). В целях упрощения задачи можно воспользоваться фирменный бланком предприятия, на котором указаны все необходимые реквизиты.
Ниже по документу пишем его название (приказ об утверждении номенклатуры дел) и присваиваем ему номер для внутреннего документооборота.
Сразу под названием отмечаем дату составления приказа и населённый пункт, в котором находится офис компании. Внимательно проверяем шапку на момент правильности указания данных и переходим к основной части распоряжения.
Основную часть следует начать с мотивировки. Объясняем причины, по которым на предприятии утверждается номенклатура. Так как закон не обязывает организации её использовать, оставлять ссылку на нормативный акт необязательно. Используем общую формулировку и двигаемся дальше.
Далее по пунктам указываем следующие положения:
- утверждаем разработанную сотрудником номенклатуру дел. Оставляем на неё ссылку, отмечая её реквизиты;
- указываем дату, с которой документ вступает в силу;
- даём распоряжение сотрудникам вести документооборот согласно утверждённой номенклатуре;
- назначаем ответственного за исполнение приказа лицо;
- если на предприятии на момент утверждения новой номенклатуры дел действует старая, необходимо отменить её действие.
Экспертиза ценности документов
Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел может быть
- разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
- поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.
Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.
По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.
Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел можно разработать двумя способами.
- Самостоятельно, то есть силами самой организацией. Положительные моменты здесь такие: вы сможете максимально подстроить всю систему под нужды организации, так как никто лучше сотрудников не может знать всю ее специфику, в том числе образующиеся документы, принятую схему работы с ними. Но есть и отрицательные моменты: такая работа весьма трудоемка, а кроме того, если у разработчиков не имеется достаточного опыта, то номенклатура может получить с ошибками.
- Составление номенклатуры дел можно поручить специализированной компании, для чего заключается соответствующий договор на оказание услуг. Среди положительных моментов такого решения, несомненно, следует отметить то, что вы существенно сэкономите время, а в результате получите грамотный и качественный документ. А отрицательным моментом может стать то, что такой способ не гарантирует составление наиболее рациональной системы работы с документацией организации.
Опытные специалисты рекомендуют отдавать предпочтение первому варианту. Номенклатуру дел предпочтительнее составлять силами самой компании, даже если в результате документ будет иметь определенные недостатки. Правила разработки просты для понимания, а наиболее сложным этапом составления документа является аналитическая работа по систематизации заголовков, а также все, что касается определения сроков хранения всего перечня документов.
Нередко при изучении номенклатуры различных компаний, которая составлена при помощи даже высококвалифицированных специалистов со стороны, сразу же становится ясно, что документ безупречен с точки зрения соответствия нормативам. Однако если говорить о практической стороне вопроса, то могут иметь место различные несоответствия, например, например, в связи с неправильным подбором статей из перечня документов могут быть указаны не те сроки хранения документации. Кроме того, могут встречаться несколько странные формулировки заголовков, некорректное объединение или наоборот разделение различных дел.
Пояснить причину можно на постороннем примере. Специалист со стороны может сразу же осознать, что в документах речь идет о бумаге. Однако, для того, чтобы определить, какой сорт бумаги имеется в виду: наждачная, туалетная или картон, необходимо изучить вопрос более глубоко и подробно. В то же время для сотрудников компании все эти тонкости очевидны, так как они сталкиваются с ними ежедневно. В связи с такими неточностями как раз и могут возникнуть неудобства в использовании подобной номенклатуры в процессе текущего делопроизводства, а также при подготовке документации для сдачи в архив.
Образец составления приказа утверждения номенклатуры дел
Приказ состоит их трех частей, рассмотрим подробно каждую в виде таблице:
| Наименование части приказа | Какая информация указывается в каждой части приказа |
| Первая часть, иными
словами «шапка» |
Полное наименование предприятия, на котором создается приказ;
Проставляется номер приказа согласно внутреннему документообороту; Дата составления приказа; Наименование населенного пункта, где составляется приказ. |
| Основная часть | С начало указываются основание для приказа, то есть необходимо указать конкретную цель приказа;
После слова «Приказываю» перечисляются факты отдельными пунктами, где даются указания начальникам структурных подразделений, а так же назначается ответственное лицо, которое будет отвечать за исполнения приказа. Данный приказ можно расширить путем добавления дополнительных распоряжений. Например, если действует предыдущий приказ по номенклатуре его можно в данном приказе отменить. |
| Заключительная часть | В данной части приказа руководитель компании заверяет своей подписью составленный приказ , а так же лица назначенные ответственными за его составления. |
Основные правила оформления приказа об утверждении номенклатуры дел
На сегодняшний день не существует строгих правил по формированию приказа об утверждении номенклатуры дел. Предприятие самостоятельно в произвольной форме формируется или в рукописном виде, или в печатном виде. Приказ оформляется на листе А4 или А5 , так же можно оформить на фирменном бланке предприятия.
К сведению: приказ должен иметь оригинальную подпись руководителя предприятия или лица его замещающего.
Печать на приказе не обязательно, так как это считается внутренним документом предприятия. Но при необходимости печать проставляется. С 2021 года законодательством отменено использовать печать и штампы юридическому лицу.
Приказ храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами в течение всего периода его действия. После того, как приказ утратил свое действие, он должен быть перенаправлен в архив предприятия и храниться там, на протяжении всего времени, которое отведено для хранения. После истечения срока хранения в архиве приказ необходимо утилизировать по специальному разработанному порядку.
Номенклатура дел структурного подразделения организации
Номенклатура дел структурного подразделения по сути является реестром дел любого типа, от кадровых до бухгалтерских, которые входят в общее понятие делопроизводства подразделения предприятия или организации. Составляется номенклатура в соответствии с правилами систематизации внутренних документов предприятия, установленными различными нормативными и подзаконными актами.
Необходимость в составлении
Любое предприятие (организация) в процессе своего функционирования «обрастает» в конечном итоге, массой документации.
В соответствии с правилами делопроизводства, документы могут дифференцироваться по сроку их хранения, а сроки хранения, в свою очередь, дифференцируются по признаку важности документа.
Правильно и систематически составляемая номенклатура дел позволяет учитывать и систематизировать документы по мере их поступления (издания), обеспечивая соблюдение сроков их хранения.
Правовое регулирование
Основными подзаконными актами, регламентирующими ведение номенклатуры, являются:
- утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.
- Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015 года о порядке учета архивных документов в государственных и муниципальных органах.
Так, Свод правил Росархива не только утверждает унифицированную форму номенклатуры, но и стипулирует их электронные форматы.
Завершение работы с текущей номенклатурой
По окончании года сформированные дела проверяют на предмет правильности вложения в них документов по срокам хранения и их значимости. Затем в номенклатурах дел подразделений, а по их данным в общей номенклатуре оформляют итоговые записи по форме, приведенной в приложении 7 к Основным правилам работы архивов. Итоги разбивают на 3 группы в соответствии со сроками хранения и по каждой из групп указывают следующую информацию:
- общее количество дел;
- количество переходящих дел;
- количество дел с пометкой «ЭПК».
Дела временного короткого хранения могут не сдаваться в архив юрлица и в этом случае до уничтожения хранятся в его структурных подразделениях (п. 3.3.2 Основных правил работы архивов). Если они сдаются в архив, их учет в архиве ведется по номенклатуре дел.
Дела временного длительного и постоянного хранения в течение 3 лет после завершения года их составления можно хранить в структурных подразделениях (п. 3.7.25 Основных правил работы архивов). Затем они подлежат сдаче в архив (организации или ведомственный) по описи, составляемой на основании номенклатуры дел, относящейся к соответствующему году. Дела, передаваемые в архив, должны быть оформлены с соблюдением определенных требований (п. 3.6 Основных правил работы архивов).
Выдача отдельных документов из дел, оформление которых завершено, не делается. В случае необходимости для работы выдают дело полностью. Вместо него в месте хранения остается карта-заместитель, в которой указывают те же сведения, что и в листе-заместителе, добавляя к ним срок, на который выдано дело, и отметку о возврате в место хранения.
Дела, подлежащие сдаче в госархивы, по истечении сроков, разрешающих хранение этих документов в организации (ст. 22 закона № 125-ФЗ), передаются в госархив.
Узнать, сколько нужно хранить документы, можно в материалах:
- «Основные сроки хранения документов в организации (архив)»;
- «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».
Об уничтожении документов с истекшим сроком хранения читайте в материале «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Основные виды номенклатуры дел
Различают три вида номенклатуры в делопроизводстве. Это:
- Типовая номенклатура дела — это обязательный перечень дел, которые заводят в однотипных компаниях. Типовую номенклатуру чаще разрабатывают в тех учреждениях, которые владеют широкой сетью подведомственных организаций.
- Примерная номенклатура дел — это документ, сходный по своему назначению с типовой формой номенклатуры дел организации. Ее разрабатывают для однотипных организаций, но при этом она имеет лишь рекомендательный характер. Это означает, что подведомственные компании вправе самостоятельно решать, принимать им этот документ в качестве типового образца или разработать свою схему делопроизводства по номенклатуре.
- Индивидуальную номенклатуру дел утверждают в каждой организации. При этом как заголовки дел, так и сроки хранения документов переносят в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации отсутствует типовая или примерная номенклатура дел, индивидуальную номенклатуру такая организация разрабатывает самостоятельно.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел может быть
- разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
- поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.
Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.
По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.
Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.
Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.
Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.
Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.
Как утверждают НД на предприятии
НД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:
- получить одобрение архивной службы;
- заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
- согласовать с экспертной комиссией;
- согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).
В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года.
Приказ содержит следующие сведения:
- наименование организации;
- номер и дату приказа;
- описание НД, подлежащей утверждению;
- основание для этого;
- Ф.И.О. и должность ответственного лица;
- дату;
- подпись руководителя;
- отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.
Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.
Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.
Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.