Как отразить переходящий отпуск в 6-НДФЛ
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отразить переходящий отпуск в 6-НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В бухгалтерском учете нужно сторнировать часть отпускных (напоминаем, что речь идет о ситуации, когда работник решает перенести «лишние» дни отпуска на будущее). Сделать это нужно в тот момент, когда работник принесет заявление о переносе отпуска вместе с больничным листом и организация на основании листа начислит больничные.
Учет отпуска, перенесенного из-за болезни
Что касается налогового учета, то сумма отпускных, как известно, включается в состав расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Если впоследствии отпускные пересчитываются в сторону уменьшения, то как это провести в налоговом учете? Через уменьшение ранее отраженных расходов или через отражение суммы пересчета (возмещаемой работником) в составе внереализационных доходов?
Среди специалистов мнения разные. К сожалению, четких разъяснений чиновников на этот счет нет. Есть только одно старое письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224, в котором чиновники в похожих случаях суммы возмещения советуют включать в доход.
Поскольку ясности в этом вопросе нет, компания может выбрать любой из вариантов и прописать его в своей учетной политике. Или же обратиться в свою налоговую инспекцию и действовать, исходя из полученного ответа.
Датой фактического получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности является день его выплаты. Поэтому в расчете 6-НДФЛ отражают только выплаченное пособие. Пособие, начисленное в одном отчетном периоде, а выплаченное в следующем, отражается в расчете за следующий период.
Как правило, сведения об оплаченном больничном и налоге, удержанном с него и перечисленном в бюджет, отражаются в расчете 6-НДФЛ за тот период, в котором оплачен больничный.
Исключение составляет ситуация, когда больничный оплачен в последнем месяце отчетного периода и последний день этого месяца – выходной (нерабочий) день. В данном случае уплатить налог в бюджет необходимо не позднее первого рабочего дня следующего отчетного периода. Сведения о пособии и удержанном из него НДФЛ нужно отразить:
- в разд. 2 расчета за тот отчетный период, в котором оплачен больничный;
- в разд. 1 расчета за следующий отчетный период;
- в справке о доходах и суммах налога физлица (при заполнении расчета за налоговый период).
В разд. 1 нужно отразить (п. п. 3.1, 3.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):
- в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с больничного;
- в поле 021 – последний день месяца, в котором оплачен больничный. Если он выпадает на выходной (нерабочий) день, то укажите рабочий день, следующий за ним;
- в поле 022 – общую сумму удержанного (в том числе с больничного) НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.
В разд. 2 следует:
- в поле 110 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по всем физлицам с начала года;
- в поле 112 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по трудовым договорам (контрактам) по всем физлицам с начала года;
- в поле 120 указать общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе в виде пособия;
- в поле 140 отразить НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года, в том числе с больничного;
- в поле 160 отразить общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с больничного.
При отражении больничных в расчете руководствуйтесь общими правилами заполнения расчета.
Выплаты при увольнении в 6-НДФЛ
Выходные пособия в пределах необлагаемых размеров в расчете 6-НДФЛ не отражаются.
Выплаты при увольнении свыше необлагаемых пределов (например, выходное пособие) отражаются в расчете 6-НДФЛ в сумме такого превышения. А выплачиваемые при увольнении зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск отражаются в расчете 6-НДФЛ в полном размере.
Датой фактического получения дохода для оплаты труда является последний рабочий день сотрудника, для других выплат (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие сверх норматива и т.д.) – дата выплаты. В большинстве случаев эти даты совпадают, поскольку по общему правилу работодатель производит расчет с работником в день его увольнения (ст. 140 ТК РФ).
В разд. 1 нужно отразить:
- в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении;
- в поле 021 – рабочий день, следующий за днем выплаты дохода при увольнении;
- в поле 022 – общую сумму удержанного НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021, в том числе сумму налога, удержанную с выплаты при увольнении.
В разд. 2 нужно отразить:
- в поле 110 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года, в том числе выплаты при увольнении;
- в поле 112 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года по трудовым договорам (контрактам), в том числе выплаты при увольнении;
- в поле 120 – общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе при увольнении;
- в поле 140 – сумму НДФЛ, исчисленного со всех доходов с начала года, в том числе с выплаты при увольнении;
- в поле 160 – общую сумму НДФЛ, удержанную с начала года, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении.
Если в 6-НДФЛ допускают ошибку (указывают данные, не соответствующие действительности), сдают корректирующий отчёт. Нужно ли это делать, если произведен перерасчет отпускных? Возможны два варианта:
- Дата начисления отпускных и пересчет относятся к одному отчетному периоду (кварталу). Тогда корректировка не сдается, потому что фактически форма 6-НДФЛ с недостоверными сведениями не сдавалась.
- Выплата отпускных и перерасчёт произошли в разных отчётных периодах (кварталах). Тогда:
Заполнение 6-НДФЛ по нерезидентам
Если в течение года работник был резидентом, а на 31 декабря стал нерезидентом по НДФЛ, расчет по форме 6-НДФЛ за 2016 год заполняют следующим образом:
- в строке 010 — 30 процентов;
- в строке 020 отражают сумму фактически начисленного за год дохода;
- в строке 040 — сумму исчисленного по налоговой ставке 30 процентов налога;
- в строке 070 — сумму фактически удержанного за год по налоговой ставке 13 процентов налога;
- в строке 080 — сумму налога, не удержанную налоговым агентом (разница между суммой исчисленного и фактически удержанного налога);
- в строках 100—140 — фактические данные о произведенных в течение последних трех месяцев операциях.
В таком случае налоговый агент на основании положений пункта 5 статьи 226 Налогового кодекса обязан не позднее 1 марта следующего года представить налогоплательщику и налоговому органу сведения о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога. Сумму налога, не удержанную налоговым агентом, физическое лицо уплачивает на основании представленной налоговой декларации формы 3-НДФЛ.
Представление уточненных расчетов за предыдущие периоды не требуется.
Отражение в 6-НДФЛ доплат в связи с уточнением среднего заработка
При этом работодатель обязан удерживать НДФЛ как налоговый агент (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).
При заполнении расчета за налоговый период сведения об отпускных и соответствующем НДФЛ отражаются также в справке о доходах и суммах налога физлица. Как правило, они приводятся в составе обобщенных данных в разд. 2 справки и в Приложении к ней.
Налоговый кодекс РФ не содержит понятий «начисленный доход» и «дата начисления дохода». Поэтому определить, начислен доход в периоде или нет с точки зрения налогового законодательства и отражения в 6-НДФЛ, невозможно.
В этом случае на конец июня доход в виде пособия считается не начисленным, НДФЛ с него не исчислен и не удержан. Доход в виде зарплаты уже начислен, НДФЛ с него исчислен, но не удержан.
Корректируем отчет при сокращенном отпуске
Выход работника из отпуска раньше положенного срока, как правило, связан либо с его болезнью во время отдыха, либо с отзывом по производственной необходимости.
В обоих случаях суммы излишне выплаченных сумм и удержанного НДФЛ могут быть засчитаны в счет иных доходов за отчетный период. В расчете 6-НДФЛ способ корректировки будет зависеть от того, в каком периоде произошло прерывание отпуска.
Если отдых работника начался и прервался в одном и том же отчетном периоде, то сумма излишне выплаченного дохода засчитывается как заработная плата, а сумма отпускных отражается уже с учетом корректировки. А вот в случае, когда пересчет затронул предыдущий квартал, необходимо действовать аналогично ситуации с корректировкой при уменьшении суммы начисленного дохода.
Компания выдает отпускные несколько раз за месяц
Почти все сотрудники берут по одному дню отпуска в месяц. Компания перечисляет отпускные несколько раз за месяц, а НДФЛ платит один раз — в конце месяца.
НДФЛ с отпускных компания вправе перечислять один раз в месяц. Крайний срок — последний день месяца, в котором компания перечисляла деньги сотрудникам (п. 6 ст. 226 НК РФ). Но дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи. На эту же дату надо удержать НДФЛ. Значит, по каждой выплате даты в строках 100 и 110 будут отличаться. Поэтому в разделе 2 заполняйте столько строк 100–140, сколько раз компания выдавала отпускные.
На примере
Сотрудники берут отпуск по одному дню в месяц. В апреле компания выдавала отпускные пять раз: — 4 апреля — 12 000 руб., НДФЛ — 1 560 руб. (12 000 руб. × 13%); — 7 апреля — 9 000 руб., НДФЛ — 1 170 руб. (9 000 руб. × 13%); — 11 апреля — 18 000 руб., НДФЛ — 2 340 руб. (18 000 руб. × 13%); — 14 апреля — 7 000 руб., НДФЛ — 910 руб. (7 000 руб. × 13%); — 26 апреля — 11 000 руб., НДФЛ — 1 430 руб. (11 000 руб. × 13%).
Крайний срок перечисления НДФЛ — 30 апреля. Это выходной, поэтому перечислить НДФЛ можно не позднее 4 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 38.
Образец 38. Как заполнить раздел 2, если компания несколько раз в месяц выдавала отпускные:
Наверх
Сотрудник получил отпускные и ушел отдыхать. Через неделю компания вызвала работника из отпуска и пересчитала отпускные. Он вернул лишние отпускные за вычетом НДФЛ.
В 6-НДФЛ компания показывает доходы, которые получил сотрудник. Работник использовал только часть отпуска. В остальные дни он трудился, и компания начисляла за этот период зарплату.
В строку 020 раздела 1 заполните только отпускные за использованные дни отдыха. Суммы, которые вернул сотрудник, в расчете не показывайте. В строках 040 и 070 запишите начисленный и удержанный налог с этой части. Аналогично заполните доход и налог в строках 130 и 140 раздела 2.
Работник вернул отпускные за вычетом НДФЛ. Налог с этой части сотруднику не возвращайте. Если при выплате отпускных компания заплатила НДФЛ со всей суммы, она вправе уменьшить на переплату будущие платежи в бюджет.
На примере
Сотрудник с 10 мая ушел в отпуск на 14 дней. Компания 6 мая выдала отпускные — 32 000 руб., удержала и перечислила НДФЛ — 4160 руб. (32 000 руб. × 13%). Через неделю компания отозвала сотрудника из отпуска. В итоге он использовал только половину дней отдыха — 7 дн. Доход в виде отпускных составил 16 000 руб. (32 000 руб.. 14 дн. × 7 дн.). НДФЛ — 2080 руб. (16 000 руб. × 13%). Сотрудник вернул половину отпускных, но за вычетом НДФЛ — 13 920 руб. (16 000 — 2080). Эту сумму компания не отражала в расчете 6-НДФЛ. На переплату — 2 080 руб. компания уменьшила будущие платежи по НДФЛ. Раздел 2 компания заполнила, как в образце 35.
Почти все сотрудники берут по одному дню отпуска в месяц. Компания перечисляет отпускные несколько раз за месяц, а НДФЛ платит один раз — в конце месяца.
НДФЛ с отпускных компания вправе перечислять один раз в месяц. Крайний срок — последний день месяца, в котором компания перечисляла деньги сотрудникам (п. 6 ст. 226 НК РФ). Но дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи. На эту же дату надо удержать НДФЛ. Значит, по каждой выплате даты в строках 100 и 110 будут отличаться. Поэтому в разделе 2 заполняйте столько строк 100–140, сколько раз компания выдавала отпускные.
На примере
Сотрудники берут отпуск по одному дню в месяц. В апреле компания выдавала отпускные пять раз:
— 4 апреля — 12 000 руб., НДФЛ — 1 560 руб. (12 000 руб. × 13%);
— 7 апреля — 9 000 руб., НДФЛ — 1 170 руб. (9 000 руб. × 13%);
— 11 апреля — 18 000 руб., НДФЛ — 2 340 руб. (18 000 руб. × 13%);
— 14 апреля — 7 000 руб., НДФЛ — 910 руб. (7 000 руб. × 13%);
— 26 апреля — 11 000 руб., НДФЛ — 1 430 руб. (11 000 руб. × 13%).
Крайний срок перечисления НДФЛ — 30 апреля. Это выходной, поэтому перечислить НДФЛ можно не позднее 4 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 38.
Даты получения дохода и удержания НДФЛ
В отличие от зарплаты, днем фактического получения дохода для которой считается последнее число месяца, днем получения дохода для отпускных (в т.ч. компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении) и больничных считается та дата, которой их перечислили на счет работника в банке, либо выплатили наличными (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Отпускные работодатель должен выплатить сотруднику за 3 рабочих дня до отпуска. Что касается больничных пособий, то работодатель начисляет их на основании больничного листа в 10 -дневный срок, выплачивая в ближайший «зарплатный» день.
Удержать «отпускной» и «больничный» НДФЛ, как и налог с прочих доходов, нужно в день их выплаты, а перечислить в бюджет не позже последней даты месяца выплаты работнику, учитывая перенос на ближайший рабочий день при совпадении с выходными и праздничными датами (п. 6 ст. 226 НК РФ). Напомним, что для налога, удержанного с зарплаты и компенсации за отпуск, срок перечисления – следующий день после выплаты дохода.
Затяжные нерабочие дни, как отразить в отчете?
После слов Владимира Путина в своем видеообращении к населению, были объявлены нерабочие дни с 30 марта по 30 апреля, а также 6, 7 и 8 мая. Многие предприятия действительно прекратили свою деятельность на время карантина, однако, обязанность по выплате заработной платы на этот период за ними сохранялась. Если происходило перечисление заработной платы, то и возникала необходимость в удержании подоходного налога и перечислении его в бюджет.
Информацию по строкам 100 и 110 необходимо заполнить в соответствии с действующими правилами. А информация о сроках перечисления налога по строке 120 зависит непосредственно оттого, имелся ли у предприятия допуск на осуществление деятельности во время карантина.
Рассмотрим возможные примеры.