Минфин напомнил о статусе журнала кассира-операциониста
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Минфин напомнил о статусе журнала кассира-операциониста». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведение кассового журнала в электронном виде допускает исправление ошибок. Но как исправить ошибку в журнале кассира операциониста, например, при ошибочно пробитом чеке, замеченном после? Ее нужно зачеркнуть вручную, а рядом внести правильную запись. При этом исправление в обязательном порядке визируется главным бухгалтером и кассиром.
Документы, которые больше не нужно заполнять
К ним относятся:
-
акт о переводе показаний суммирующих денежных счётчиков на нули и регистрации контрольных счётчиков ККМ (форма № КМ-1);
-
акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счётчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении её в организацию (форма № КМ-2);
-
акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3);
-
журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
-
журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5);
-
справка-отчёт кассира-операциониста (форма № КМ-6);
-
сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организации (форма № КМ-7);
-
журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8);
-
акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).
Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом
В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:
- Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
- Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
- Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
- Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.
Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.
Когда журнал кассира-операциониста предоставляется в ФСН
- Нужно переделать регистрацию карточки кассового аппарата.
- Журнал закончен и требуется заведение новой книги.
- В случае проверки, которая организуется и инициируется самой налоговой (отдельно о видах проверок читайте в статье на нашем сайте).
При этом законом не запрещается устанавливать любое количество кассовых аппаратов фирмой. Однако все они должны быть установлены верно и обязательно быть зарегистрированы.
Важно понимать разницу между кассой фирмы и кассой ККМ.
Так, наличные средства, которые получены при использовании контрольно-кассовой аппаратуры:
- Должны быть учтены в тот же день, когда они поступают.
- Могут быть возвращены покупателю только в тот же день, когда они поступили от него. (Для реализации процедуры возврата товара существует свой регламент, и он будет рассматриваться отдельно).
- Эти средства отсутствуют вначале смены и после закрытия.
- Средства в течение этого же дня сдаются в инкассацию, либо же в конце кассового дня — в кассу фирмы. При этом оформляется приходный кассовый ордер по окончанию смены и передаче денег.
- В денежном шкафу/ящике/сейфе средства могут быть только для размена. При этом средства выдаются вначале кассовой смены из кассы фирмы. Опять же оформляется ордер (расходный).
Важно! Грубым нарушением будет считаться закрытие кассового дня на следующий день. В случае обнаружения, на кассира будет наложены штрафные санкции в размере до 4-х тысяч рублей за одну ошибку. А фирма поплатиться суммой в размере порядка 50 тысяч рублей.
Журнал кассира-операциониста закончился — как быть дальше?
В форме № КM-4, которая и является журналом кассира-операциониста, последовательно заполняются все страницы до тех пор, пока она не закончится.
Важно!Законодательно период использования одного журнала не установлен, поэтому, если организации или ИП удобнее каждый год начинать новый журнал, можно это делать, соблюдая при этом все правила закрытия старого документа и открытия нового.
О порядке заполнения формы КМ-4 см. в материале «Унифицированная форма № КM-4 — бланк и образец».
При завершении журнала в нём следует сделать запись о том, какая общая сумма выручки была отражена с момента его регистрации в ИФНС до указанной записи, и заверить эту информацию подписями ответственного за ведение журнала, главного бухгалтера и руководителя. Закончившийся журнал следует закрыть, предоставив его вместе с последним Z-отчетом в ИФНС, которая, в свою очередь, должна проставить отметку о завершении. Хранение такого журнала осуществляется в течение 5 лет (федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Когда и как правильно заполнять журнал кассира-операциониста
Когда и как заполнить журнал кассира-операциониста образца 2019 года? Полагаем, что организации и ИП, применяющие онлайн-кассы и принявшие решение о заполнении журнала кассира-операциониста, могут самостоятельно установить правила его заполнения. При этом можно ориентироваться на указания по его заполнению, установленные постановлением № 132. В описании к регистру КМ-4 говорится, что журнал заполняется ежедневно ответственным работником — кассиром.
Записи в журнал вносят шариковой/чернильной ручкой синего цвета без помарок. Если имеет место исправление, то запись о нем, сделанная кассиром, заверяется директором и главным бухгалтером.
До применения онлайн-касс перед началом ведения его нужно было пронумеровать, прошнуровать и зарегистрировать в ИФНС. Поскольку, как уже было сказано выше, при применении онлайн-касс необходимости в журнале контролирующие органы не испытывают, то и регистрировать его в ИНФС не надо. Решение о необходимости его нумеровать и шнуровать организации и ИП могут принять самостоятельно исходя из внутренних правил. Согласно указаниям по заполнению КМ-4 журнал должен был заполняться кассиром сразу же после снятия Z-отчета. В онлайн-кассах при завершении работы снимается отчет о закрытии смены, данные которого могут переноситься в КМ-4.
Подробнее о том, где скачать образец и как заполнить журнал кассира-операциониста, читайте в статье «Унифицированная форма № КM-4 — бланк и образец».
Пример заполнения журнала кассира-операциониста
Давайте пошагово разберем, как заполнять журнал кассира-операциониста. Итак, сдавший смену кассир обычно снимает отчет о закрытии смены. Данные из этого документа используются при заполнении графы 4 (порядковый номер отчета), графы 5 (здесь дублируется предыдущая запись), графы 6 (показатель счетчика) и графы 10 (дневная выручка). В графе 9 отображаются данные из снятого в конце смены отчета.
В графах 1–3 указываются: дата, номер отдела, Ф. И. О. кассира. В графах 7–8, 16–18 проставляются подписи кассира, администратора и старшего кассира, если это 3 разных человека, а при совмещении должностей достаточно 1 подписи.
В графе 11 отображается сумма наличных, в графе 12 — число безналичных платежей, в графе 13 — безналичная сумма, в графе 14 — сумма за вычетом возвратов, в графе 15 — суммарное значение возвратов средств из кассы покупателям.
Проверить правильность занесенных данных очень легко — для этого следует сравнить показания из Z-отчета (графа 10 регистра = графа 14) и суммарные значения из граф 11–12 за вычетом графы 15.
Еще ряд проверочных формул:
- графа 11 = графа 10 – графа 13 – (графа 15);
- графа 14 = графа 11 + графа 13;
- графа 10 = графа 9 – графа 6.
Рассмотрим образец заполнения книги кассира-операциониста.
Происхождение документа
Согласно российскому законодательству, а также письму Минфина № 104 от 30.08.1998 г., все организации и индивидуальные предприниматели, имеющие дело с наличными денежными расчетами, обязаны использовать зарегистрированную контрольно-кассовую технику (здесь и далее — ККТ). За каждой отдельной машинной единицей должен быть закреплен специальный учетный документ — книга или журнал кассира-операциониста. Он имеет унифицированную форму КМ-4, утвержденную в постановлении Госкомитета статистики № 132 от 25.12.1998 г.
Данный документ призван отображать достоверную информацию всех Z-отчетов, которые содержат полные данные по всем операциям, проводимым на отдельно взятой кассе или другой единице ККТ за рабочие сутки. Помимо того, в этот журнал в обязательном порядке заносятся показания счетчиков. Собранные данные, как правило, предоставляются в налоговые органы, контролирующие деятельность предпринимателей.
Замена журнала кассира-операциониста при его завершении
В ситуации, когда у налогоплательщика – владельца ККТ нет больше места в журнале кассира-операциониста для осуществления записей по кассовым операциям, необходимо завести новый документ, а старый, сделав в нем отметку в налоговом органе о его завершении, оставить у себя на хранение на срок до 5 лет. При этом кассир должен отразить после всех записей последней страницы журнала итоговую сумму выручки, которая нарастающим итогом прошла по всему журналу с самого начала его использования до финальной операции, отраженной в нем. Указанные сведения заверяются подписями кассира, руководителя и главного бухгалтера, после чего проставляется печать (при ее наличии). В таком виде журнал отправляется в налоговую инспекцию.
Новый журнал регистрируется в налоговом органе одновременно с закрытием старого журнала.
Как зарегистрировать журнал кассира операциониста.
Журнал кассира операциониста привязан к конкретному кассовому аппарату. Поэтому журнал регистрируется вместе срегистрацией кассового аппарата. Когда журнал подходит к концу нужно купить новый, прошить и пронумеровать его, а потом сходить в налоговую инспекцию и заверить его. Заверением журналов КМ 4 занимаются отделы оперативного контроля в соответствующей Межрайонной налоговой инспекции где был зарегистрирован кассовый аппарат. Старый заполненный журнал нужно хранить в архиве организации 5 лет. Хотя его хранение стало бессмысленным с введениемЭКЛЗ — теперь вся информация храниться на электронном носителе.
Примеры заверенного журнала кассира.
Где зарегистрировать журнал кассира-операциониста.
В налоговой инспекции — в отделе оперативного контроля МИФНС ( отдел регистрации кассовых аппаратов), в котором регистрировался кассовый аппарат. Для ИП — по месту прописки, а для организаций (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) по месту регистрации предприятия или обособленного подразделения.
Документы, необходимые для регистрации нового журнала кассира — операциониста.
Какие документы не нужно заполнять
Новые законодательные акты автоматически аннулировали обязательное использование широкого списка документов, которые ранее заполнялись вручную. Так, например, журналы, справочные отчеты, акты теперь будут программно формироваться в электронном виде. Кроме того, теперь не нужно в обязательном порядке заполнять первичные документы, регистрирующие приход денежных средств от покупателей. В группу данных кассовых документов входят унифицированные формы, начиная от КМ-1 и заканчивая КМ-9.
Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) является первичным кассовым документом, отражающим расходные потоки денежных средств и их приход. Данный документ был утвержден Госкомстатом 20 лет назад, с тех пор именно в нём отражалась выручка торговой точки за рабочую смену. До 2021 года форма являлась обязательной для всех организаций и имела достаточно четкие требования. Регистр документа должен быть пронумерован, а каждое внесение сведений с ККТ должно быть подписаны не только кассиром, но и главным бухгалтером и руководителем предприятия. Важность документа была обусловлена необходимостью контроля Федеральной налоговой службой применения ККТ именно с помощью журнала кассира-операциониста.
Теперь же, необходимость ручного внесения данных по операциям кассовой техники стала необязательной. Данный документ в отчетных целях формируется автоматически в системе контрольно-кассового аппарата, копии чеков передаются в электронном виде в налоговую службу.
Кроме того, дополнительным преимуществом использования онлайн-кассы является возможность получения чеков покупателями, которые совершают покупки через интернет-магазины. Теперь на данную операцию уходят считанные минуты, и после совершения оплаты, покупатель может найти в своей электронной почте чек, который содержит все необходимые реквизиты продавца и приобретаемого товара.
Несмотря на законодательную необязательность ведения журнала, многие руководители и бухгалтеры советуют продолжать вести отчетность, для максимально точного контроля движения денежных средств по торговым точкам и с целью более ответственного отношения кассиров к своей работе.
Заполнение журнала кассира-операциониста
В соответствии с законодательством РФ каждое предприятие, независимо от формы собственности, или физическое лицо, занимающееся индивидуальной предпринимательской деятельностью, производящие расчеты с клиентами денежной наличностью, обязаны иметь кассу и проводить учет операций с ней в установленном порядке.
Все расчеты между такими организациями и населением надлежит осуществлять с использованием контрольно‑кассовых машин (ΚΚΜ) с обязательной выдачей бумажного чека, в котором указывается сумма денежной операции и ее назначение.
При государственной регистрации этих предприятий в налоговой инспекции производится и оформление регистрации ΚΚΜ на основании:
- заявления;
- свидетельства о регистрации предприятия;
- договора аренды торгового помещения или документа на право владения им;
- паспорта кассового аппарата;
- договора с центром техобслуживания;
- голограммы сервисного обслуживания.
Модель кассового аппарата должна быть разрешена к использованию налоговыми органами и находиться в Госреестре ΚΚΜ. Во время регистрации кассовой машины производится также и регистрация формы ΚΜ‑4 — «Журнала кассира‑операциониста». При наличии нескольких ΚΚΜ, на каждый из них заводится свой журнал. Во время работы предприятия они должны находиться в торговом зале, рядом с ΚΚΜ.
Порядок ведения журнала будет напрямую зависеть от того, какой компания использует бланк. Если это унифицированная форма КМ-4, то трудностей возникнуть не должно, все данные вписываются в строчки с 1 по 18. Если за день не совершалось движений наличности, данные можно не вносить.
Если компания самостоятельно разработала и утвердила форму, разрешается прописывать только те сведения, которые руководство фирмы считает важными. Заполнять журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы можно как на бумаге, так и в электронном виде, но делать это обязательно в хронологическом порядке.
Так как правила работы с онлайн-кассами еще полностью не проработаны, можно предположить, что в ближайшем будущем будут выпущены разъяснения по поводу замены бумажных отчетов на электронную учетную систему кассовых операций. До этого времени лучше продолжать заполнять прежние первичные учетные документы, чтобы избежать возможных разногласий с органами контроля. Журнала должны храниться в компании как минимум пять лет.
Использование журналов при наличии онлайн кассы
Вопрос, нужен ли журнал кассира-операциониста онлайн кассы, вызвал немало дискуссий. Дело в том, что при использовании ККТ старого образца ведение такого документа было обязательным. Но после рассмотрения всех аспектов в Минфине пришли к выводу, что данный журнал не является обязательным условием работы с онлайн кассами. Объяснение такой позиции очень простое: любые сведения, содержащиеся в данной документации, отражены в фискальных документах. Таким образом, необходимая информация всегда передается в налоговую.
Однако по формальным признакам, использование книги является правомерным. Это значит, что кассиры имеют право работать с привычными журналами старого образца.
Как оформляется журнал кассира-операциониста
Несмотря на то, что компании могут заниматься самыми различными видами деятельности, существует ряд общих правил и требований, предъявляемых к заполнению журнала. Все страницы должны быть пронумерованы, начало нумерации – с первой внутренней страницы, обложку нумеровать не нужно. Все номера страниц ставятся вручную. Допускается простановка номеров на листе, другими словами, каждую страницу можно не нумеровать. Журнал должен быть прошнурован, концы веревочек завязаны и заклеены бумагой, на которую следует нанести следующую запись «пронумеровано и прошнуровано 60 листов». Кроме того на нее ставится печать, которая заверяется подписью руководителя. При подписании титульного листа разрешается подписывать только важные графы. Регистрационный номер журнала ставится налоговиками в момент регистрации документа.