Сроки выдачи справки 2-НДФЛ работнику
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки выдачи справки 2-НДФЛ работнику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При необходимости представления отчета 2 НДФЛ в стороннюю организацию физ. лицо обращается с письменным заявлением на выдачу бланка в бухгалтерию. Здесь указывают, сколько экземпляров подготовить, и за какой период. Место представления при этом указывать не нужно.
В каких случаях требуется справка о доходах
Самый распространенный случай, когда требуется справка этой формы – это оформление кредита. Документ в этом случае доказывает платежеспособность гражданина. Однако, это не единственный документ, требуемый для этих целей. Иногда сотрудники банка предлагают заполнить их собственную форму. Ее заполняет руководитель предприятия, внося сведения о зарплате сотрудника за нужное время.
Второй случай, когда потребуется справка о доходах – получение налогового вычета. С помощью этой процедуры можно добиться возврата части средств, удержанных в качестве налога. Основанием для этого может стать крупная покупка или болезнь, для которой требуются дорогие препараты. Для граждан, находящихся в тяжелых жизненных обстоятельствах, закон допускает уменьшение налогового бремени для физлица, льготы или компенсации. Гражданин должен предоставить доказательства налоговому органу. Одним из них является справка формы 2-НДФЛ.
В некоторых случаях работодатель просит ознакомиться со справкой с последнего места работы при оформлении нового сотрудника. Если гражданин не получил ее при увольнении, он должен обратиться к главбуху с прежнего места работы.
Всегда ли банки требуют справку
Нет, банки не всегда просят предоставить справку по форме 2-НДФЛ. Обычно документ нужен, если человек берет кредит большого размера или на долгий срок. Это ипотека, автокредит, крупный потребительский кредит. Чем меньше размер и срок кредитования, тем меньше документов потребует банк. Дело в том, что выдача больших сумм — в той или иной степени риск для кредитора. Практически любой банк стремится минимизировать этот риск: для этого нужны проценты и подтверждение дохода, а также обязательная страховка заемщика. Если же Вы берете кредит небольшого размера или обращаетесь к услугам экспресс-кредитования, никаких сведений о доходах от Вас, вероятнее всего, не потребуют.
Сколько действует справка 2 НДФЛ для представления в налоговую инспекцию
Поскольку ИФНС – государственное учреждение, где работа регламентирована муниципальными актами и нормами. Поэтому здесь строгие сроки действия каждой справки, в том числе и декларации 2 НДФЛ. Эта норма определена ст. 230 налогового законодательства.
Каждый субъект хозяйствования обязан подать декларации на работников в срок, не позднее1апреля, года, следующего за отчетным периодом. В декларациях отражены сведения за календарный год, а сам бланк заполняется отдельно на каждого работника. Отсюда следует, что срок представления 2 НДФЛ в налоговую инстанцию после подписания – не позднее 1 апреля.
В 2020 году представляют отчеты, начиная с 2020 года, за 2014 год справки уже не действуют. А вот в течение этого периода информация из справки действительна, кроме того, не ограничена сроком, если оформить декларацию вовремя, то подать можно на протяжении 3-х лет, главное, не пропустить этот период. Эта норма регламентирована статьями 230 п. 2 и 226 п. 5.
Сроки выдачи справки 2-НДФЛ
Справки предоставляются руководителем компании в трех случаях.
- Форму необходимо передать в налоговую инспекцию на каждого отдельного сотрудника с данными об удержании средств. Такая процедура должна проводиться ежегодно до 1 апреля.
- Справки при отсутствии удержанных средств по форме признака 2 следует сдавать до 1 марта.
- Документ выдается по требованию работника любое количество раз. Руководитель не имеет права отказать своему сотруднику в таком обращении. В отдельных случаях физическое лицо делает одновременно запрос на несколько справок.
Подача запроса на получение формы об уплате налогов не является обязательной. Некоторые руководители выдают справки по устной просьбе работника. Без напоминаний документ готовится физическому лицу при его увольнении.
Если руководством было принято решение о выдаче 2 НДФЛ только после получения заявления от работника, оно заполняется произвольно.
В обращении к начальству нужно указать:
- личные данные;
- период, за который необходимо представить отчет (в пределах последних трех лет).
Назначение справки 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ — это часть налоговой отчетности. В соответствии с требованиями Налогового кодекса ее нужно сдавать в инспекцию по месту регистрации за каждый отчетный период по каждому сотруднику. Такие правила зафиксированы в соответствии с п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ. В документе указывается объем дохода работника за налоговый период, а также размер налоговых удержаний.
Данная справка не только нужна для непосредственной отчетности перед налоговыми органами, но и может быть запрошена сотрудником, получающим доход у данного работодателя. Для этого сотруднику требуется написать заявление и указать период времени, за который нужно представить данные о заработной плате и подоходном налоге. Такие нормы зафиксированы в п. 3 ст. 230 НК РФ.
Эта необходимость может возникнуть в разных случаях. Так, справка 2-НДФЛ представляется в кредитное учреждение при оформлении крупных кредитов, например, ипотеки. Некоторые визовые центры и посольства могут запросить у гражданина такой документ для подтверждения платежеспособности туриста и выдачи ему визы. Кроме того, «подоходная» справка потребуется сотруднику для подтверждения дохода, если он в середине года устроился на работу и хочет получить вычет на ребенка.
Как бухгалтеру представить стандартный налоговый вычет и не ошибиться в расчетах, разобрано в готовом решении от «КонсультантПлюс». Оформите бесплатный онлайн-доступ для просмотра всех заинтересовавших вас материалов.
Порядок выдачи справки достаточно прост, но сложности могут возникнуть, если процесс ее оформления в компании не урегулирован. При этом трудности будут испытывать не только сами бухгалтеры, формирующие 2-НДФЛ, но и сотрудники, запрашивающие такой документ. Для организации это может быть существенной проблемой, т. к. «подоходная» справка — один из самых часто запрашиваемых сотрудниками у работодателя документов
Зачем нужна справка 2-НДФЛ
Россияне, оформленные по трудовому договору, обязаны отчислять в казну ежемесячно 13% от зарплаты. Справка 2-НДФЛ нужна для подтверждения размера официальных доходов и величины удержанного налога. Работодатель отправляет в ФНС данные по каждому сотруднику. Налоговая видит, где трудится гражданин, какая у него зарплата, сколько он заплатил НДФЛ.
Чаще всего справку 2-НДФЛ берут при оформлении налогового вычета за покупку квартиры, оплату учебы, лечения, посещения спортивных секций. Такой документ требуют и в банке, когда гражданин подает заявку на кредит. Собираете бумаги на социальные пособия? Или хотите подтвердить, что дорогую покупку оплатили честно заработанными деньгами? Представьте по месту требования справку 2-НДФЛ: в ней отражены все нужные сведения.
Предприятия, имеющие наемных работников и выплачивающие доход физическим лицам, выступают в отношении них налоговым агентом.
Работодатель обязан удержать у работника НДФЛ и перечислить его в бюджет. В случае возникновения задолженности в справке отражается неисполненное своевременно обязательство.
Не считается задолженностью суммы налога, не перечисленные в бюджет на момент окончания календарного года.
Здесь необходимо правильно понимать формулировку «перечисленный за календарный год». Сведения должны соответствовать дате формирования справки, что предусмотрено в форме.
По данному поводу опубликовано разъяснение в письме ФНС РФ от 03.02.2012г. за № ЕД-4-3/1692.
- Справка 2 НДФЛ – официальный документ, который составляется работодателем – налоговым агентом на каждого своего сотрудника, при условии выплаты ему налогооблагаемого дохода.
- Обязанность компаний сдавать отчетность по форме 2 НДФЛ урегулирована на законодательном уровне, за нарушения передачи сведений в ФНС в установленные сроки, последуют штрафы.
- С 2020 года введен новый формат справки: для налоговой службы и для выдачи работникам.
- Индивидуальные предприниматели, имеющие штатных сотрудников, обязаны подавать за них отчетность на общих основаниях. Справки на себя и других ИП предприниматель выдавать не может.
- Работники предприятий вправе получить формуляр справки по месту своей работы, для предъявления в различные инстанции: банки, социальные, судебные службы, другие места требования.
- Трудовым кодексом установлен 3-дневный срок выдачи документа, с момента подачи работником соответствующего заявления.
- При отказе или просрочке выдачи справки, гражданин вправе обратиться в суд или в инспекцию по трудовым спорам.
- Есть возможность самостоятельно получить справку через сайт Федеральной налоговой службы или с помощью портала Госуслуг.
- Подделка документа грозит штрафными санкциями и уголовным преследованием.
Если работник попросит 2-НДФЛ 10-лет ней давности
На такую просьбу работника можно ответить отказом. Ведь в соответствии с НК РФ хранить налоговые документы налогоплательщики и налоговые агенты должны в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а согласно специальному архивному Перечню (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) – в течение пяти лет. Соответственно, работодатель не обязан выдавать работникам Справки за период, превышающий данный срок.
Документ 2-НДФЛ (налог на доходы физических лиц) – это бланк налоговой отчетности. В нем указываются сведения о доходах физического лица. Справки формируются по каждому физическому лицу, получившему доход и вознаграждения, и заполняет их налоговый агент. Таковым является непосредственный работодатель, у которого сотрудник трудится по трудовому или гражданско-правовому договору. Справки 2-НДФЛ делаются за период года и подаются в налоговую инспекцию в соответствии со сроками, указанными в законодательстве.
Сколько времени делается справка 2-НДФЛ на работе
Согласно п.3 ст.230 НК налоговый агент обязан предоставлять сотрудникам по их заявлениям сведения о доходах по установленной форме. Но вот срок изготовления справки 2-НДФЛ Кодексом не установлен. Более того, в письме от 26.08.2016 № 03-04-05/50030 Минфин пояснил, что этот вопрос вообще не относится к предмету регулирования НК РФ, а лежит в сфере правоотношений между работником и работодателем.
Из ст.62 ТК следует, что работодатель обязан выдать справку 2-НДФЛ в срок не позднее 3 рабочих дней. В этой же статье прописано, что документ выдается по письменному заявлению сотрудника. Хотя на практике в некоторых компаниях достаточно устной просьбы.
Пример 1
Важно!
У ИП справка 2-НФДЛ выдается в течение того же срока и по тем же правилам, что и у юридических лиц.
При прекращении трудовых отношений справка 2-НДФЛ готовится и выдается сотруднику в обязательном порядке в день его увольнения (ст.84.1 ТК). В этом случае никаких заявлений писать не надо.
Обычно, справка 2-НДФЛ выдается за срок, равный 1 году. То есть, если нужно получить сведения о доходах за 3 года (например, для деклараций 3-НДФЛ), нужно делать 3 отдельные справки. Однако никаких запретов на выдачу справки за полугодие или квартал нет. Если сотруднику нужны данные за текущий год, справку 2-НДФЛ делают за прошедшие месяцы.
Пример 2
Если справка 2-НДФЛ делается долго, и сотрудник считает, что его права нарушены, он может обратиться в трудовую инспекцию. За нарушение трудового законодательства работодателю грозит штраф по ст.5.27 КоАП:
- для ИП 1000-5000 руб.;
- для юр.лиц 30000-50000 руб.
Важно!
Сколько надо отработать, чтобы получить 2-НДФЛ
Новая справка о суммах доходов и удержанном налоге выдается по запросу работника в течение 3 рабочих дней или при увольнении вместе с трудовой книжкой без дополнительных запросов. В Налоговом кодексе РФ и нормативно-правовых актах ФНС не сказано, в течение какого времени с момента трудоустройства человек вправе попросить изготовить для него этот документ. Это зависит от причин, по которым ему нужны сведения. Законодательно не определено, за сколько месяцев дается справка 2-НДФЛ минимально. Если человек уволится, отработав всего несколько дней, ему начислят зарплату за этот период и удержат с нее налог. Следовательно, при увольнении он получит документ с информацией о выплатах и удержаниях вместе с остальными документами, как предусмотрено нормами Трудового кодекса РФ.
Если человек устроился на работу и хочет получить сведения о зарплате и суммах удержанного НДФЛ, ему придется подождать месяц. По нормам НК РФ НДФЛ удерживают только с полученного дохода, которым заработная плата признается в последний день календарного месяца. Раньше этой даты исчислить налог разрешается только при увольнении.
Когда нужно выдать справку 2-НДФЛ сотруднику
Часто банки и другие организации используют справку 2-НДФЛ, чтобы узнать о доходах и платежеспособности человека. Она бывает нужна, например:
Налоговый агент обязан выдать справку, если физлицо обратилось с соответствующим заявлением. Запрашивать справку могут не только трудоустроенные работники, но и бывшие сотрудники и иные физлица, получившие выплаты от налогового агента. Форма такой справки по доходам за 2021 год утверждена Приложением № 4 к Приказу ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@. А вот если сотрудник запросит сведения за 2020 год и более ранние периоды, справку нужно выдать по той форме, которая действовала тогда. Для 2019 и 2020 года она утверждена Приложением № 5 к приказу ФНС России от 02.10.2018 №ММВ-7-11/566@.
По сравнению с формой, которая подается в налоговую инспекцию и ранее выдавалась сотрудникам, справка для работников по доходам за 2021 года немного упрощена. Из нее исключены сведения о номере, признаке справки, уведомлениях на вычеты. Зато добавлен раздел со сведениями о налоговом агенте.
Если работник, в том числе бывший, обратился за справкой о доходах, оформить ее нужно в течение 3 рабочих дней, согласно статье 62 Трудового кодекса РФ. Справка должна быть подписана руководителем. Если работник увольняется, то выдать справку надо в последний день его работы. Для иных получателей дохода срок выдачи справки по заявлению составляет до 30 рабочих дней.
Кому необходимо предоставлять справку 2-НДФЛ?
Cправка 2-НДФЛ будет содержит сведения о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц за налоговый период.
Налоговый агент предоставляет в ИФНС справки 2-НДФЛ в следующие сроки:
| Особенность справки | Признак | Срок предоставления |
| Отражены доходы независимо от удержания НДФЛ | 1 | До 1 апреля года, следующего за отчётным |
| Отражены доходы, по которым не удержан НДФЛ | 2 | До 1 марта года, следующего за отчётным |
Помимо ИФНС налоговый агент или работодатель обязан предоставлять справку 2-НДФЛ работнику по его письменному запросу.
Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику
В соответствии со ст. 230 НК РФ налоговые агенты обязаны выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога.
Срок предоставления справки 2-НДФЛ регулируется ст. 62 ТК РФ и составляет не более 3 дней со дня предоставления письменного заявления работника.
Бывают случаи, когда работнику требуется справка 2-НДФЛ за предыдущие годы – работодатель обязан её предоставить. Не установлен срок давности, определяющий ограничение выдачи справки.
Итак, для того, чтобы получить справку 2-НДФЛ:
| Работник | Работодатель |
| Должен предоставить письменное заявление о предоставлении справки 2-НДФЛ | Обязан в течение трёх дней предоставить справку 2-НДФЛ |
Действия работника в случае отказа работодателя в выдаче справки 2-НДФЛ
В некоторых случаях работодатель отказывается предоставлять работнику по его письменному заявлению справку 2-НДФЛ. Вероятнее всего причина кроется в наличии налоговых или административных правонарушений. В данном случае рекомендуется направить заявление о предоставлении справки 2-НДФЛ заказным письмом с уведомлением в адрес работодателя и при отсутствии справки обратиться в трудовую инспекцию.
Следует помнить, что непредоставление работодателем справки 2-НДФЛ по письменному заявлению работника относится к нарушению трудового законодательства и влечёт за собой административные санкции (ст.5.27 КоАП РФ):
| Категория нарушителя | Административное наказание |
| Должностное лицо | Предупреждение или штраф 1000-5000 рублей. |
| Индивидуальный предприниматель | Штраф 1000-5000 рублей |
| Юридическое лицо | Штраф 30000-50000 рублей |
| При повторном нарушении | |
| Должностное лицо | Штраф 10000-20000 рублей или дисквалификация на 1-3 года |
| Индивидуальный предприниматель | Штраф 10000-20000 рублей |
| Юридическое лицо | Штраф 50000-70000 рублей |
В случае, если обратившийся гражданин не является действующим работником предприятия – в отношении данного случая действие ст. 5.27 КоАП РФ не распространяется, но вступает в силу ст. 5.39 КоАП РФ. Согласно ст. 5.39 КоАП РФ неправомерный отказ в предоставлении гражданину информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.