Составляем акт отказа от дачи объяснений (образец)
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составляем акт отказа от дачи объяснений (образец)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Так как документ оформляется по инициативе работодателя, он и должен его составлять. Понятно, он лично вряд ли будет этим заниматься. Поэтому руководитель организации издает приказ, которым назначает членов специальной комиссии. В ее состав должно входить не менее трех человек. Обычно это администраторы, бухгалтеры, руководители подразделений, работник отдела кадров. Если в компании имеется профсоюз, его член также входит в состав комиссии.
Объясняем, как правильно составить акт
Для удобства работы с официальной бумагой мысленно разделим её на четыре составных блока: реквизиты, сведения об участниках процедуры, предмет и автографы ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.
Первым делом разберёмся с реквизитами. Присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения в фирме, оставляем дату (число, месяц, год), место (населённый пункт) и время его составления. Здесь же прописываем полное наименование организации-работодателя с указанием его организационно-правовой формы.
Ниже по документу кратко описываем случившийся инцидент, который и стал поводом для истребования объяснений. Обязательно оставляем ссылки на уже составленные к этому моменту официальные бумаги, связанные с происшествием (акт о нарушении трудовой дисциплины, акт об отказе подписать акт). Далее утверждаем, что нарушителю было предложено дать объяснения в письменной форме. Обозначаем, что к моменту истечения положенного законом срока объяснительный документ от сотрудника получен не был.
об отказе предоставить письменное объяснениег. «» 2023 г.
Дата составления акта:
Время составления акта:
Мы, нижеподписавшиеся:
,
,
составили настоящий акт о том, что отказалась дать письменное объяснение о причинах ее отсутствия на рабочем месте в течение всего рабочего дня. Уведомление о необходимости дать объяснение было вручено под подпись г.
В силу ч. 1 ст. 193 Трудового кодекса РФ для дачи письменного объяснения было предоставлено два рабочих дня. Данный срок был обозначен в упомянутом уведомлении.
Настоящий акт составлен в присутствии .
Этап 3. Требование объяснения от работника
Прогул является дисциплинарным проступком, поэтому работодателю для увольнения работника по данному основанию необходимо выполнить все требования ст. 193 ТК РФ, установленные для привлечения к дисциплинарной ответственности. В частности, затребовать от работника объяснение по факту прогула.
Это можно сделать устно, но только в том случае, если сотрудник сразу же предоставил письменное объяснение. Если же он отказался его предоставить или тянет с объяснениями, а уверенности в том, что он сделает это, нет, то необходимо составить письменное требование предоставить письменное объяснение и вручить его работнику под личную подпись (Пример 3).
В принципе, требованние о необходимости дачи объяснения можно вручить работнику, как только он появится на работе. Однако если прогул носит затяжной характер, рекомендуется отправить документ работнику почтой с уведомлением о вручении. Оптимальным вариантом является использование почтово-курьерской службы типа EMS, Pony express, Dimex, DHL, Спецсвязи и т.д. Вместе с тем обратите внимание: требование должно быть вручено под подпись с указанием даты получения его работником. Естественно, почтовая служба составить акт не может, но она сделает отметку об этом на уведомлении о вручении.
Когда требуется заполнять акт об отказе объяснений работника
Какие-либо нарушения во время работы время от времени случаются на каждом предприятии. И начальник решает, как именно наказать провинившегося человека, конечно в зависимости от тяжести проступка, от предупреждения до увольнения.
Однако, важно знать законодательную норму. Начальник имеет право применить санкции к провинившемуся работнику тогда и только тогда, когда последний признает свою вину и документально подтвердит это, написав, например, объяснительную. В которой обычно говорится о причинах, исходя из которых начальник принимает решение о строгости наказания.
Но иногда случаются ситуации, в которых работник по тем или иным причинам отказывается писать объяснительную. Это весьма деликатная ситуация, требующая действий строго по закону. Ведь если применить официальный санкции к работнику, который не признал вину, он сможет подать на вас в суд. Поэтому нужно документально зафиксировать факт нарушения работником и только после этого задумываться о мерах наказания.
Общие сведения, алгоритм наложения взыскания
По ТК РФ, ст. 192, работодатель может применить одно из этих наказаний: замечание, выговор или увольнение. При этом нужно знать, что есть алгоритм действий в подобных ситуациях. В первую очередь от работника следует потребовать объяснение, при необходимости, уведомляют в письменной форме. Ожидание объяснительной возможно не более двух дней. При отказе от дачи объяснительной, составляется Акт. Это правило прописано в ст.193 ТК РФ. После этого директор предприятия решает, каким образом наказывать виновника и оформляет приказ по этому поводу.
Нужно знать, что работодателю не обязательно наказывать работника, если он предоставил объяснительную и вины его в этом нет. Но отказ работника от дачи объяснительной не освобождает его от наказания.
Фиксируем факт отсутствия на рабочем месте
Есть несколько ситуаций, когда отсутствие сотрудника на работе признается прогулом. При этом длительным прогулом считают случай, когда работник в течение нескольких дней, месяцев или лет не появляется на рабочем месте и не предоставляет работодателю информацию о причинах своего отсутствия.
Прогулом считается ситуация, когда работник:
- отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (подп. «а» п.6 ч. первой ст.81 ТК РФ;
- отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (подп. «а» п.6 ч. первой ст.81 ТК РФ;
- самовольно использовал дни отгулов или ушел в отпуск (подп. «д» п.39 постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 г. №2);
- прекратил работу без уважительной причины до истечения срока предупреждения об увольнении (ч. первая ст.80, ст.280, ч. первая ст.292, ч. первая ст.296 ТК РФ);
- самовольно прекратил работу без уважительной причины до истечения срока действия срочного трудового договора (ст.79 ТК РФ).
В первые дни невыхода сотрудника на работу работодатель не сразу может разобраться, отсутствует он по уважительной причине или прогуливает. Когда нет уверенности в том, что работник болеет, первую неделю его отсутствия имеет смысл составлять акты о неявке на работу ежедневно, в дальнейшем можно ограничиться актом об отсутствии работника в течение недели. Составлять такой документ можно, например, по пятницам. Законодательством этот вопрос напрямую не урегулирован, поэтому руководствуйтесь здравым смыслом и судебной практикой.
В табеле учета рабочего времени с первого дня отсутствия сотрудника ставьте код «НН», означающий неявку по невыясненным причинам, если вы применяете унифицированные формы (). Впоследствии, после того как будет установлен факт прогула, измените отметку на код «ПР» ( , утвержденный ).
Кратковременный прогул: алгоритм действий
При кратковременном прогуле работодателю, как правило, известно местонахождение сотрудника либо можно его установить (например, когда после пропуска 1 рабочего дня сотрудник вышел на работу или когда на рабочем месте он не появляется, но с ним можно связаться по телефону, электронной почте, через других сотрудников и т.д.).
Порядок действия работодателя в подобных ситуациях четко описан в ст. 193 ТК РФ. До применения дисциплинарного взыскания, коим в данном случае может являться увольнение за прогул, работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении 2 рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. При этом непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Акт об отказе в предоставлении объяснений составляется за подписями присутствовавших при этом сотрудников. Также необходимо задокументировать и факт отсутствия работника в определенный день на рабочем месте путем составления акта либо собрать иные доказательства (показания свидетелей, докладные непосредственного руководителя прогульщика, выписки из журнала учета на проходной и пр.).
Если причины, приведенные работником в объяснительной по факту прогула, не признаны работодателем уважительными либо работник отказался от дачи объяснений, работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание в виде увольнения. Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под личную подпись в течение 3 рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия сотрудника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под подпись, то также составляется соответствующий акт.
В каких случаях нужно требовать объяснительную записку?
Дисциплинарное взыскание и его наложение регулируется Трудовым кодексом
Прежде чем наложить на работника взыскание, важно документально подтвердить факт нарушения. Только после этого с работника можно требовать написание объяснительной записки с изложением причин его поведения
Далее руководство анализирует причины и принимает решение: считать их уважительными либо нет. В том случае, если объяснения в письменном виде не предоставлены по истечении двух рабочих дней, который должны подписать как минимум два свидетеля. При наличии такого акта, руководитель имеет право наложить на работника дисциплинарное взыскание даже без объяснений самого работника. Дисциплинарное взыскание можно наложить не позже одного календарного месяца с момента обнаружения нарушения. Отсчет этого срока приостанавливается в случае, если работник находится в отпуске или на больничном. Взыскание не может быть применено по истечении шести месяцев с момента обнаружения нарушения.
Дисциплинарное взыскание: письменное пояснение работника
Акт составляется в произвольной форме (см. приложение к ответу ниже). Подробности в материалах Системы Кадры: «Альфа»ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423 полное наименование организации АКТ № 2 об не представления работником объяснений по поводу отсутствия на рабочем месте Время составления акта: 11 час.
30 мин. г. Москва 05.08.2015 Мною, начальником цеха В.К. Волковым , в присутствии (должность, фамилия, инициалы составителя акта) наладчика оборудования Л.И. Петрова, начальника отдела кадров Е.Э. Громовой (должность, фамилия, инициалы присутствующих) составлен настоящий акт о нижеследующем: Работнику Иванову Александру Игнатьевичу на его домашний адрес было направлено уведомление о необходимости явиться для дачи объяснений о причинах своего отсутствия на работе с 20 по 25 июля 2015 года.
Инженеру III категорииА.В. Авксентьеву О предоставленииписьменного объяснения Директор (подпись) Ю.В.
Майоров Уведомление получил 17 января 2012 г.Инженер III категории (подпись) А.В.
Авксентьев Объяснительная записка может выглядеть следующим образом: Инженер III категории (подпись) А.В. Авксентьев Акт оформляется по традиционной для актов схеме и может выглядеть следующим образом.
О непредставлении работникомписьменного объяснения в связис совершением дисциплинарногопроступка Настоящий акт составлен в двух экземплярах:первый экземпляр — в Управление кадров;второй экземпляр — П.П. Коровину. (подпись) М.А. Уралова(подпись) А.М.
Алексеев(подпись) Ю.И. Зайкова Экземпляр акта получил: (подпись) П.П. Коровин
Обычно акт об отказе писать объяснительную составляет начальник того структурного подразделения, в котором трудится допустивший нарушение работник.
Чтобы акт обрел законную силу, нужно привлечь к его написанию других сотрудников фирмы, как свидетелей отказа.
Говоря иными словами, для составления акта формируется специальная комиссия в составе не менее трех человек, в которую обязательно должен входить непосредственный руководитель работника, и, к примеру, юрисконсульт и секретарь фирмы.
Закон никак не определяет перечень представителей работодателя, которые могут удостоверять факт совершения проступка и отказа писать объяснительную, поэтому на каждом предприятии комиссия назначается в индивидуальном порядке.
При наличии в организации профсоюзного органа, в комиссию необходимо включать и его представителя.
Кто и как его составляет
Фиксирует отказ сотрудника писать объяснительную не сам работник, а ответственное лицо, которое занимается разбирательством проступка, или специальная комиссия. Засвидетельствовать отказ привлекают других служащих компании. Работодатель формирует комиссию, состоящую минимум из трех человек, для актирования непредставленных пояснений.
Процедура проходит следующим образом:
- Нарушителя трудовой дисциплины уведомляют о необходимости представления пояснений.
- Если по окончании двух рабочих дней служащий не представляет письменные объяснения, комиссия актирует этот факт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).
- Комиссия составляет актовый документ и знакомит с ним работника. Нарушителю необходимо поставить подпись, подтверждающую, что он ознакомлен с документом. Если он отказывается подписывать, поставьте в бумаге отметку или подготовьте акт об отказе ознакомиться с актовым документом.
Унифицированной формы не предусмотрено: организация использует собственный бланк или готовый шаблон. Но есть обязательные реквизиты актового документа:
- наименование организации;
- дата, время и место составления;
- перечисление состава комиссии с указанием Ф.И.О. и должностей участников;
- Ф.И.О., место работы (отдел, структурное подразделение) и должность нарушителя;
- основание для дачи пояснений, отсылка к законодательным нормам.
Подписывают документ все члены комиссии и представляют его для ознакомления и подписи провинившемуся работнику.
Как к информационной части акта, так и к его оформлению никаких особых требований законодательство не предъявляет: документ можно печатать на компьютере или писать от руки, на простом чистом листе или на фирменном бланке компании.
Важно соблюсти лишь одно условие: акт должен быть подписан непосредственным составителем, а также членами комиссии, которые присутствовали при его создании. Желательно получить и автограф провинившегося работника, а при его отказе, следует сделать в документе соответствующую отметку.
Заверять документ печатью не обязательно, поскольку с 2020 года юридические лица на уровне закона освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия.
Акт достаточно составить в единственном экземпляре, но при необходимости можно сделать нужно количество копий.
Стоит ли давать ответ
В большинстве случаев написанная объяснительная практически напрямую подтверждает вину работника в совершенном деянии. Это говорит о полном признании своей вины. По этой причине, лучше всего отказаться от написания документа, чтобы не загонять себя в такую яму.
Но тут стоит посмотреть на все происходящее несколько с другой стороны. Когда человек сознается и готов понести тяжесть наказания, то и само руководство благосклонно относится к таким сотрудникам. Это говорит о том, что они раскаялись и есть вероятность, что в последующем уже такого не произойдет. К таким работникам применяются меньшие штрафные санкции или вместе увольнения им избирается в качестве дисциплинарного взыскание замечание, выговор.
Но в любом случае работник после получения требования от руководителя, должен дать какой-то ответ. Он должен быть обязателен, даже если нет желания писать объяснительную. Наниматель должен быть уведомлен о намерениях своего сотрудника. Даже если человек отказывается от написания объяснительной, то это не будет никаким правонарушением, а просто волеизъявлением лица.
В каких случаях можно составлять акт
Бывают определенные обстоятельства, при которых акт об отказе является обязательным. Например, сотрудник отказался выполнять прямые обязанности. За невыполнение работы должным образом может назначаться дисциплинарное взыскание. Это выговор, замечание, увольнение. Однако перед применением наказания управленец должен в полной мере разобраться в сложившейся ситуации. Именно для этого и необходима объяснительная записка.
Здесь нужно понимать, что предъявление письменного объяснения в интересах самого работника. Если он откажется, это может только усугубить ситуацию. Ведь независимо от того, объяснил сотрудник причину своих действий или отказался об этом говорить, дисциплинарного взыскания не избежать.
Если неправильные действия сотрудника привели к тому, что работодатель получил определенный урон. Скорее всего, в этом случае будет принято решение о возмещении ущерба работником. Главным этапом расследования случившегося является определение причин, которые привели к возникновению данной ситуации. Но для этого понадобится получить от виновного письменные объяснения. Не исключено, что факты, указанные в них, станут смягчающим фактором.
Оформляем акт об отказе от объяснительной: кто составляет и подписывает документ
Законодатель не определяет перечень лиц, уполномоченных составлять и подписывать акт об отказе от объяснительной. Однако исходя из логики его применения как одного из документов, закрепляющих основания для увольнения сотрудника, можно сделать вывод, что составлять и подписывать его должны 2 группы лиц:
- Во-первых, сотрудники, которые выявили факт нарушения работником трудовой дисциплины и обязали его предоставить объяснительную. Как правило, это его непосредственный руководитель, а также представитель кадровой службы. При этом данные сотрудники выполняют обе функции — составляют и подписывают соответствующий акт.
- Во-вторых, комиссия, формируемая аналогично той, которая аттестует сотрудников в целях определения соответствия/несоответствия их квалификации занимаемой должности. В данном случае цель комиссии — удостоверить тот факт, что составители акта зафиксировали отказ работника от написания объяснительной о совершенном им нарушении трудовой дисциплины. Таким образом, комиссия визирует рассматриваемый акт, заверяя корректность формулировок составителей документа.
В соответствии с абз. 3 ст. 82 ТК РФ в состав аттестационной комиссии должен входить представитель профсоюзного органа (если работники фирмы состоят в профсоюзе). В составе комиссии, удостоверяющей отказ сотрудника от дачи объяснений, присутствие представителя профсоюза также желательно.
Таким образом, акт должен быть составлен:
- руководителем отдела кадров предприятия;
- непосредственным руководителем сотрудника.
В свою очередь, акт должен быть подписан теми же лицами, а также:
- членами комиссии, сформированной по аналогии с аттестационной;
- представителем профсоюзного органа.
Кроме того, документ должен подписать сам сотрудник. При этом если он отказывается ставить подпись на документе, руководителю отдела кадров рекомендуется вписать от руки в то место, где должна стоять подпись сотрудника, фразу: «Отказался подписывать».
Либо можно включить в структуру акта специальный блок, где будет фраза: «От проставления подписи в настоящем документе отказался», а также место для указания Ф. И. О., должности руководителя кадровой службы и его подписи. Данный блок можно расположить рядом с тем, где должна стоять подпись сотрудника.
Как мы определили выше, акт об отказе от объяснительной составляется руководителем сотрудника, допустившего нарушение дисциплины, и представителем кадровой службы. Соответственно, суть произошедшего инцидента излагается от лица данных специалистов.
Однако при этом есть нюанс: составители акта должны указать, что факты, отражаемые в документе, удостоверяются специальной комиссией. Проще всего сделать это, переложив полномочия по составлению акта на комиссию посредством включения в документ фразы о том, что комиссия составила настоящий акт, подтверждающий, что:
- в присутствии составителей акта (с указанием их Ф. И. О. и должностей) такого-то числа работнику было предложено дать объяснение в письменном виде по поводу дисциплинарного проступка, например опоздания на работу на час;
- по состоянию на такую-то дату работник, как того требует ст. 193 ТК РФ, соответствующую объяснительную не предоставил.
Может ли работодатель привлекать к дисциплинарной ответственности, если работник не выполнил его устное поручение
И знаете, т.к. не было выполнено устное поручение, то опять же в той же объяснительной можно было написать, что поручение не было оформлено надлежащим образом, тем более не соответствует должностным обязанностям, выходит за рамки ДИ, а значит, должно быть оформлено либо совместительством, либо совмещением, а значит, обговорена оплата за выполнение этой допработы.
Работнику было дано устное поручение. По решению работодателя поручение не выполнено работником. Было дано указание работодателя написать работнику объяснение по результатам которого к нему будет применено дисциплинарное взыскание. Работник отказался писать объяснение. Специалист по кадрам вместе с работодателем пришел к работнику с 2 экземплярами уведомления о том, что работнику требуется написать объяснение. Работник отказался в подписи вручаемого 2 экземпляра уведомления. Первый экземпляр был оставлен у работника на столе. Правильны ли действия работодателя, специалиста по кадрам? Может ли работодатель привлекать к дисциплинарной ответственности, если работник не выполнил его устное поручение?